【事務職向け】人事評価シートの書き方例文集｜自己評価・上司コメントで差をつける

　

「人事評価シートの記入、どうすればいいんだろう…」

期末や半期末の評価時期が近づき、そんなお悩みを抱えていませんか？

特に事務職の皆さんにとって、日々の業務を具体的に評価シートに落とし込み、自身の貢献度を効果的に伝えるのは難しいと感じがちです。

この記事では、そんな事務職の皆さんのために、人事評価シートの書き方と具体的な例文を徹底解説します。

自己評価で「何を」「どのように」書けば良いのか、上司からの評価コメントではどのような点が重視されるのか、そして、目標設定から日々の業務、チームへの貢献まで、あなたの頑張りを最大限にアピールするためのポイントを、実践的な例文とともにご紹介します。

この記事を読めば、評価シート作成の悩みが解消され、自信を持って面談に臨めるはずです。

あなたの努力が正当に評価されるための一歩を、ここから踏み出しましょう。

　

人事評価シートとは？事務職における重要性

人事評価シートの基本的な構成要素

人事評価シートは、従業員の目標達成度や業務遂行能力、行動特性などを定期的に評価し、給与や昇進、人材育成に活用するための重要なツールです。

一般的に、以下の要素で構成されています。

• 目標設定: 評価期間が始まる前に、個人やチームで達成すべき具体的な目標を設定する項目です。
• 目標達成度: 設定した目標に対して、どの程度達成できたかを評価します。具体的な成果や貢献度が記述されます。
• 業務遂行能力: 日常業務における知識、スキル、効率性、正確性などを評価する項目です。事務職であればPCスキルや情報管理能力などが該当します。
• 行動特性（コンピテンシー）: 業務を通じて発揮された行動や態度、例えば協調性、主体性、問題解決能力などを評価します。
• 自己評価: 評価される従業員自身が、設定目標の達成度や業務遂行における自身の働き、強み、課題などを記述する項目です。
• 上司評価: 直属の上司が、客観的な視点から従業員の評価を行います。自己評価との擦り合わせも行われます。
• 面談記録: 評価面談の際に話し合われた内容、今後の課題、育成計画などが記録される項目です。

事務職で評価シートが重要な理由

事務職において人事評価シートは、自身の貢献度を可視化し、キャリア形成を有利に進める上で非常に重要な役割を担います。

なぜなら、事務職の業務は直接的な売上や成果に結びつきにくい側面があるため、日々の業務における効率化、正確性、サポート体制の構築といった「見えにくい貢献」を具体的に言語化し、アピールする必要があるからです。

評価シートを通じて自身の強みや成長ポイントを明確にすることで、上司も適切な評価を下しやすくなり、それが給与や昇進、さらには自身のキャリアプラン実現への道を開くことにも繋がります。

事務職の評価項目例と具体的な書き方

事務職の評価シートを効果的に作成するには、自身の業務内容を具体的な評価項目に落とし込み、客観的な事実に基づいて記述することが重要です。

ここでは、事務職に求められる主な評価項目とその書き方について具体例を交えながら解説します。

目標達成度：数値で示す具体例

目標達成度は、設定した目標に対してどの程度貢献できたかを示す項目です。

事務職の場合、直接的な売上目標がないことも多いため、数値化が難しいと感じるかもしれません。

しかし、業務の効率化やコスト削減、ミスの減少など、間接的な成果を数値で示すことで、具体的な貢献度をアピールできます。

具体例：

• 「〇〇業務におけるデータ入力作業の自動化ツールを導入し、月間〇時間の作業時間削減に貢献した。」
• 「請求書処理業務において、チェック体制を改善した結果、過去半年間の誤発行件数を〇件から〇件に削減した（〇%減）。」
• 「社内資料のフォーマットを統一し、作成時間を平均〇分短縮することで、部署全体の業務効率向上に貢献した。」

このように、具体的な行動と、それによってもたらされた数値的な効果を明記することで、目標達成度を客観的に評価してもらえます。

業務遂行能力：PCスキル、情報管理、タスク管理など

業務遂行能力は、日々の業務をどれだけ正確に、効率的に、そして適切に進められるかを示す項目です。

事務職に特有のスキルや能力を具体的に記述しましょう。

• PCスキル：
  • 「Excelのマクロ機能を活用し、定期レポート作成時間を〇%削減した。」
  • 「PowerPointを用いた会議資料作成において、視覚的に分かりやすい資料作成を常に心がけ、会議の円滑な進行をサポートした。」
• 情報管理能力：
  • 「顧客情報のデータベースを整備し、必要な情報へのアクセス時間を平均〇分短縮した。」
  • 「機密文書のデジタル化とセキュリティ強化策を提案・実行し、情報漏洩リスクを低減した。」
• タスク管理能力：
  • 「複数プロジェクトの事務サポートを兼任する中で、優先順位を明確にし、すべての納期を遵守した。」
  • 「突発的な依頼に対しても、既存業務との調整を行いながら迅速に対応し、期日内に完了させた。」
• 正確性・効率性：
  • 「経費精算業務において、入力ミスゼロを継続し、経理部門からの差し戻しを〇%削減した。」
  • 「ルーティン業務の見直しを行い、〇〇作業のプロセスを改善することで、週次で〇時間の業務効率化を実現した。」

これらの例のように、どのようなスキルを、どのような状況で、どのような成果に結びつけたのかを具体的に記述することが重要です。

行動特性：協調性、コミュニケーション、主体性など

行動特性は、業務遂行における姿勢や行動パターンを示す項目です。

事務職は他部署との連携も多いため、チームワークやコミュニケーション能力も重要な評価ポイントとなります。

• 協調性・チームワーク：
  • 「他部署からの問い合わせに対し、常に丁寧かつ迅速に対応し、円滑な連携体制の構築に貢献した。」
  • 「チーム内で業務が滞っているメンバーがいれば積極的にサポートに回り、部署全体の目標達成に貢献した。」
• コミュニケーション能力：
  • 「社内外からの問い合わせに対し、相手の状況を考慮した分かりやすい説明を心がけ、誤解なく情報伝達を行った。」
  • 「定例会議の議事録作成において、発言内容を的確にまとめ、参加者間の認識齟齬を防いだ。」
• 主体性・改善意識：
  • 「現状の業務フローに課題を感じ、自ら改善策を立案・提案し、上長の承認を得て実行した。」
  • 「新しいツールの導入研修に積極的に参加し、習得したスキルをチーム内で共有することで、全体の生産性向上に貢献した。」
• 問題解決能力：
  • 「システムトラブル発生時、冷静に状況を把握し、関係部署と連携して迅速な復旧に貢献した。」
  • 「顧客からのクレームに対し、原因究明と再発防止策を提案し、信頼回復に努めた。」

行動特性を記述する際は、単に「協調性がある」と書くのではなく、具体的なエピソードを交え、「どのような行動が、どのような良い結果に繋がったのか」を明確に示しましょう。

事務職ならではの評価ポイント

事務職の業務は、直接的な利益を生み出すことが少ないため、「縁の下の力持ち」として認識されがちです。

しかし、その貢献は組織運営において不可欠です。

評価シートでは、事務職ならではの間接的な貢献や、組織全体への影響を意識して記述することがポイントです。

例えば、「社内規定の改訂サポートを通じて、全社員のコンプライアンス意識向上に寄与した」といった、目には見えにくいけれど組織全体に良い影響を与えた事例や、「部署内の備品管理を徹底し、無駄な発注をなくすことで年間〇円のコスト削減に貢献した」といった、コスト意識の高さを示すことも有効です。

日々の細やかな気配りや正確な業務遂行が、組織の安定稼働や生産性向上にどのように貢献しているのかを具体的に表現しましょう。

自己評価の例文集：あなたの貢献を効果的に伝える

自己評価は、自身の業務内容や貢献度を上司に正確に伝え、正当な評価を得るための重要な機会です。

ここでは、事務職の皆さんが効果的に自己評価を記述できるよう、具体的な例文を項目ごとにご紹介します。

1.目標達成度に関する自己評価例文

目標達成度を評価する際は、単に「達成しました」と書くのではなく、具体的な数値や行動、そしてその結果が組織にどのような影響を与えたかを記述することが重要です。

例文1：業務効率化の目標達成

「〇〇業務において、VBAマクロを導入し、月間のデータ処理時間を従来の8時間から2時間に短縮しました（75%削減）。これにより、担当者の残業時間を削減し、他の緊急業務への対応時間を確保できました。」

例文2：コスト削減目標の達成

「消耗品の見直しと一括購入の提案により、年間約15万円のコスト削減に貢献しました。各部署へのヒアリングを徹底し、無駄のない最適な発注計画を策定できたことが成功要因です。」

例文3：情報共有体制構築の目標達成

「チーム内の情報共有を促進するため、共有フォルダの整理と運用ルールの策定を主導しました。その結果、必要な情報へのアクセス時間が平均30%短縮され、業務の属人化解消に貢献しました。」

2.業務遂行能力に関する自己評価例文

日々の業務を円滑に進める上で不可欠な業務遂行能力は、具体的なスキルや行動を示すことで評価されやすくなります。

例文1：PCスキル（Excel）

「Excelを活用したデータ集計において、SUMIFS関数やVLOOKUP関数を習得し、複数のシートにまたがる複雑なデータ分析を効率的に行えるようになりました。これにより、月次レポート作成時間を20%短縮し、上司への迅速な情報提供に貢献しています。」

例文2：情報管理能力

「社内文書の電子化推進プロジェクトにおいて、過去の紙資料約5000件をデジタルデータとして整理・分類しました。検索性の向上により、必要な情報へのアクセス時間を大幅に短縮し、業務効率化に貢献しました。」

例文3：タスク管理能力

「複数のプロジェクトが同時進行する中でも、優先順位を明確にし、タスク管理ツールを活用することで、納期遅延なく全ての業務を完遂しました。緊急性の高いタスクが発生した際も、柔軟なスケジュール調整で対応できました。」

例文4：改善点に触れる場合

「資料作成において、より視覚的に分かりやすいデザインを取り入れるため、プレゼンテーションスキルの向上に努めています。今後は、デザインに関する外部研修への参加も検討し、さらなる品質向上を目指します。」

3.行動特性に関する自己評価例文

協調性やコミュニケーション能力など、行動特性はチームや組織への貢献度を示す上で重要です。具体的なエピソードを交えて記述しましょう。

例文1：協調性・チームワーク

「新入社員のOJT担当として、業務知識だけでなく、社内ルールの共有や人間関係構築のサポートを行いました。その結果、新入社員が早期にチームに馴染み、戦力となることに貢献できたと感じています。」

例文2：コミュニケーション能力

「他部署との連携が必要なプロジェクトにおいて、定期的な進捗報告会を自ら企画・運営しました。これにより、部署間の情報共有が円滑になり、認識の齟齬による手戻りを〇件削減できました。」

例文3：主体性・問題解決能力

「経費精算システムの不具合を発見した際、単に報告するだけでなく、過去の事例調査や暫定的な対処法の提案も行いました。結果として、システム担当者の負担軽減と早期解決に貢献できました。」

例文4：成長への意欲を示す場合

「現状維持に留まらず、常に新しい業務知識やスキルを習得する意欲があります。特に、今後はデータ分析の専門性を高め、より戦略的な事務サポートができるよう、自己学習を継続していきます。」

4. 自己評価で「悪い例」と「良い例」を比較

自己評価では、具体性が最も重要です。曖昧な表現では、上司にあなたの貢献が伝わりにくくなります。

悪い例：曖昧な表現

「業務を頑張りました。コミュニケーション能力も向上したと思います。」

良い例：具体的で客観的な表現

「〇〇業務において、納期を厳守し、正確なデータ処理を徹底しました。また、チーム内の情報共有を強化するため、週次の進捗報告会を提案・実施し、メンバー間の連携強化に貢献しました。」

悪い例：成果が不明確

「コスト削減に努めました。」

良い例：成果が数値で示されている

「消耗品の見直しにより、年間で約10万円の経費削減を実現しました。具体的には、既存業者との価格交渉や代替品の比較検討を主導しました。」

このように、具体的な行動、数値、そしてその結果が組織にどのような良い影響を与えたかを明確に記述することで、あなたの自己評価はより説得力を持ち、正当な評価へと繋がります。

上司評価コメントの例文：公平で的確な評価を

部下の自己評価を受けて、上司が評価コメントを記述する際は、客観性と具体性が非常に重要です。

部下の努力を正当に評価し、今後の成長を促すためのコメントを心がけましょう。

ここでは、上司が事務職の部下に対して書く評価コメントの例文をご紹介します。

1. ポジティブな評価コメント例文

部下の強みや具体的な成果を評価する際は、漠然とした表現ではなく、具体的な行動や結果に焦点を当てることが大切です。

• 目標達成度に関して 「〇〇プロジェクトにおけるデータ集計業務では、細部にわたる正確な処理能力を発揮し、期間内に目標を120%達成しました。これにより、後続の資料作成がスムーズに進み、プロジェクト全体の遅延防止に大きく貢献しています。」
• 業務遂行能力に関して 「日常の経費精算業務において、Excelマクロを活用した独自の効率化を図り、処理時間を約15%短縮しました。この改善提案は他のメンバーにも共有され、部署全体の生産性向上に寄与しています。」
• 行動特性に関して 「チーム内の情報共有において、常に proactive に必要な情報を収集し、関係部署への連携を迅速に行っています。特に、〇〇に関する問い合わせ対応では、的確な状況判断と丁寧な説明で、顧客満足度の向上に貢献しました。」

2. 改善点や期待を伝えるコメント例文

部下の成長を促すためには、改善点を指摘するだけでなく、具体的なアドバイスや今後の期待を伝えることが重要です。

• 目標達成度に関して 「〇〇資料作成業務においては、期日通りの提出はなされましたが、一部情報に誤りが見受けられました。今後は、提出前の複数回チェックや、必要に応じてダブルチェック体制の活用を検討し、ミスのない完璧な資料作成を目指してください。」
• 業務遂行能力に関して 「PCスキルは非常に高いものがありますが、突発的なタスクへの対応にやや時間を要する傾向が見られます。今後は、優先順位付けのスキルをさらに磨き、緊急度と重要度を判断した迅速なタスク処理能力の向上を期待します。」
• 行動特性に関して 「チーム内での協調性は高く評価しますが、自身の意見を発信する場面が少ないと感じます。今後は、会議や議論の場で積極的に自身の考えを提案し、チーム全体のパフォーマンス向上に貢献することを期待しています。」

3. 上司が評価コメントを書く際のポイント

上司が評価コメントを書く際には、部下の成長を支援し、公平性を保つためのいくつかの重要なポイントがあります。

• 客観性と具体性: 感情や印象ではなく、具体的な行動や事実に基づいた記述を心がけましょう。「頑張った」だけでなく、「〇〇の業務で△△という成果を出した」のように、数字やエピソードを交えて具体的に評価することが重要です。
• 育成視点: 部下の現在の能力だけでなく、今後の成長を促すための視点を持つことが大切です。改善点を指摘する際は、単なる批判ではなく、具体的な改善策や期待を伝えることで、部下は前向きに受け止めやすくなります。
• ポジティブなフィードバックから始める: まずは部下の良い点や成果を評価し、その後に改善点や期待を伝えることで、部下は安心して耳を傾けやすくなります。
• 事実に基づく記述: 伝聞や憶測ではなく、上司自身が確認した事実や部下からの報告に基づきコメントを作成しましょう。これにより、評価の信頼性が高まります。
• 一貫性: 評価期間全体を通しての一貫した評価基準を用いることで、公平な評価につながります。

効果的な目標設定のポイント（事務職向け）

人事評価において、自身の目標を明確に設定し、その達成度を評価してもらうことは非常に重要です。

特に事務職の場合、定型業務が多いと感じるかもしれませんが、工夫次第で具体的な目標を設定し、自身の貢献度をアピールすることが可能です。

ここでは、効果的な目標設定のためのフレームワークと、事務職に特化した目標設定の例をご紹介します。

SMART原則とは？

目標設定の際に役立つのが「SMART原則」です。

これは、目標をより具体的で達成可能なものにするためのフレームワークで、以下の5つの要素の頭文字を取っています。

• S (Specific：具体的に)
  • 目標は曖昧にせず、何を、いつまでに、どうするのかを具体的に記述します。「業務を改善する」ではなく、「A業務の処理時間を20%短縮する」のように具体化します。
• M (Measurable：測定可能に)
  • 目標の達成度合いが客観的に測定できる指標を設定します。数値やデータで確認できる形にすることで、達成の有無や進捗を明確に判断できます。
• A (Achievable：達成可能に)
  • 目標は高すぎず、かといって低すぎない、現実的に達成可能なレベルに設定します。努力すれば届く範囲の目標が、モチベーション維持にもつながります。
• R (Relevant：関連性があるか)
  • 設定した目標が、自身の役割や会社の目標、部署の方針と関連しているかを確認します。組織全体の目標達成に貢献できる目標が望ましいです。
• T (Time-bound：期限を設けて)
  • 目標達成のための具体的な期限を設定します。期限があることで、計画的に行動し、進捗を管理しやすくなります。

SMART原則に沿って目標を設定することで、評価者にとっても目標の達成度が明確になり、公平な評価につながりやすくなります。

事務職の目標設定例

SMART原則を踏まえた事務職の目標設定例をいくつかご紹介します。

• 業務効率化の目標例： 「〇〇業務におけるデータ入力作業について、新しいマクロ機能を導入し、202X年9月末までに平均処理時間を15%短縮する。」 （Specific: マクロ導入によるデータ入力作業の短縮、Measurable: 15%短縮、Achievable: マクロ導入で可能、Relevant: 業務効率化、Time-bound: 202X年9月末）
• 情報管理・共有の目標例： 「部署内の共有ファイル整理プロジェクトにおいて、202X年12月末までに不要ファイルの削除とファイル名統一を実施し、必要な情報へのアクセス時間を平均10%改善する。」 （Specific: 共有ファイル整理、Measurable: アクセス時間10%改善、Achievable: 計画的な実施で可能、Relevant: 情報共有の促進、Time-bound: 202X年12月末）
• スキルアップの目標例： 「202X年8月までにExcelのVBA講座を受講し、習得したスキルを活かして経費精算業務の自動化ツールを試作・導入することで、月間残業時間を3時間削減する。」 （Specific: VBA講座受講とツール導入、Measurable: 残業時間3時間削減、Achievable: 講座受講と実践、Relevant: 業務効率化、Time-bound: 202X年8月）

これらの例のように、具体的な行動、測定可能な結果、そして期限を明確にすることで、自身の貢献を効果的にアピールできる目標設定が可能になります。

人事評価シート作成の注意点

人事評価シートは、あなたの努力と成果を正確に伝え、正当な評価を得るための重要なツールです。

しかし、書き方を間違えると、せっかくの貢献が伝わらず、評価に繋がらないこともあります。

ここでは、人事評価シートを作成する際に特に注意すべき点を解説します。

曖昧な表現は避ける

自己評価や目標達成度を記述する際、「頑張った」「努力した」「一生懸命取り組んだ」といった曖昧な表現は避けましょう。

これらの言葉は主観的であり、具体的な行動や成果が評価者に伝わりにくいからです。

悪い例: 「チームの業務効率化に頑張って取り組みました。」

良い例: 「〇〇ツールを導入し、データ入力作業の自動化を推進した結果、月間の残業時間を平均5時間削減できました。」

このように、具体的な行動と、それによって得られた客観的な結果を明記することで、あなたの貢献度が明確に伝わります。

具体的なエピソードを盛り込む

評価項目ごとに、あなたの業務遂行能力や行動特性を示す具体的なエピソードや事例を盛り込むことが重要です。

単に「コミュニケーション能力が高い」と書くのではなく、どのような状況でどのようにコミュニケーションを発揮し、どのような良い結果に繋がったのかを記述しましょう。

例: 「Aプロジェクトにおいて、部署間の連携が課題となっていた際、週次で進捗共有会を企画・実施しました。その結果、情報共有が円滑になり、プロジェクトの遅延なく目標達成に貢献できました。」

具体的なエピソードは、あなたの記述に説得力を持たせ、評価者があなたの能力や貢献度を深く理解する手助けとなります。

事実に基づいた客観的な記述を心がける

人事評価シートは、感情や主観的な意見を述べる場ではなく、客観的な事実に基づいてあなたの業務内容や成果を報告するものです。

達成度や貢献度を記述する際は、数値データや具体的な業務内容、周囲からのフィードバックなど、客観的な根拠を添えるようにしましょう。

例: 「〇〇業務におけるデータ入力ミスを前年比で10%削減しました。これは、チェック体制の見直しとマニュアルの改善を行ったことによるものです。」

このように、具体的な事実やデータに基づいて記述することで、評価者はあなたの評価を公平かつ的確に行うことができます。

評価面談を成功させるための準備と進め方

人事評価シートの作成が終わったら、次に来るのは評価面談です。

この面談は、単なる結果の通知ではなく、自身の成長や今後のキャリア形成にとって非常に重要な機会となります。

面談を最大限に活かすためには、事前の準備と当日の臨み方がカギとなります。

1. 事前に評価シートを読み込む

評価面談に臨む前には、必ず自身が作成した自己評価シートと、もし閲覧可能であれば上司が記入した評価シートを熟読しましょう。

これにより、自身の認識と上司の評価との間にどのようなギャップがあるのかを事前に把握できます。

特に、上司からの評価で意外に感じた点や、より詳しく説明したい点などを確認しておくことが重要です。

2. 疑問点や伝えたいことを整理する

評価面談を有意義な時間にするためには、事前に話したい内容を整理しておくことが大切です。

具体的には、以下の点をメモなどにまとめておくと良いでしょう。

• 評価への疑問点: 上司の評価で不明な点や、もう少し詳しく説明してほしい点。
• 自身の貢献で特に伝えたいこと: 自己評価では書ききれなかった、あるいは面談で直接アピールしたい具体的な成果や努力。
• 今後の目標・キャリアプラン: 今後の業務で挑戦したいこと、身につけたいスキル、将来的なキャリアの方向性など。
• 改善点の具体的な行動計画: 改善を求められた点に対し、どのように取り組んでいくかという自身の考え。

これらの点を整理しておくことで、面談時に慌てずに自分の意見を伝え、建設的な対話を進めることができます。

3. 建設的な対話を意識する

評価面談は、上司から一方的に評価を伝えられる場ではありません。

自身の業務遂行や成長について、上司と対話する貴重な機会と捉えましょう。

評価内容に納得がいかない場合でも、感情的にならず、具体的な事実や自身の見解を冷静に伝えることが重要です。

また、上司からのフィードバックを真摯に受け止め、今後の業務改善や自身の成長にどう活かしていくかを考える姿勢を見せることで、より建設的な面談となり、上司との信頼関係も深まります。

まとめ：人事評価を最大限に活かすために

この記事では、事務職の皆さんが人事評価シートを効果的に作成し、自身の貢献を正当に評価してもらうための具体的な書き方や例文、そして上司からの評価コメントのポイントまでを幅広く解説しました。

人事評価は、単に過去の業務を振り返るだけでなく、今後のキャリア形成や目標設定にも繋がる重要な機会です。

自己評価を通じて自身の強みや課題を再認識し、具体的な行動や成果を明確に伝えることで、あなたの努力が正当に評価され、次のステップへと繋がるでしょう。

今回ご紹介した例文やポイントを参考に、ぜひ自信を持って評価シート作成に取り組んでみてください。

そして、評価面談の場を最大限に活用し、上司との建設的な対話を通じて、さらなる成長の機会を掴んでいきましょう。

あなたの頑張りが報われ、より充実したキャリアを築けるよう、この記事がその一助となれば幸いです。