【人事担当者必見】人事評価の守秘義務違反リスクと具体的な対策

　

人事評価の情報は、従業員のキャリアを左右する非常にデリケートなものです。

そのため、人事担当者や管理職には、その内容を厳重に管理する「守秘義務」が課せられています。

しかし、具体的な取り扱い方法や、どこまでが守秘義務の対象となるのか、違反した場合のリスクについて、曖昧なまま業務を行っていませんか？

意図せず守秘義務違反を犯してしまうと、会社だけでなく、あなた自身の信用にも関わる重大な事態になりかねません。

本記事では、人事評価における守秘義務の基本から、違反のリスク、そして具体的な対策までを徹底解説します。

この記事を読めば、自信を持って人事評価業務に取り組めるようになるはずです。

　

人事評価における守秘義務とは？その重要性を理解する

人事評価における守秘義務とは、従業員の評価情報（成果、能力、行動、評価結果など）が、非常に機密性の高い情報であることを認識し、関係者以外に開示したり、不適切に取り扱ったりすることを禁じる義務を指します。

これは、法的な側面だけでなく、企業倫理や人事マネジメントの観点からも極めて重要な原則です。

この守秘義務がなぜそれほど重要なのか、その理由は主に以下の3点に集約されます。

まず、従業員のプライバシー保護が挙げられます。

人事評価は、個人の能力や適性、キャリアプランに深く関わる非常にデリケートな情報です。

これらの情報が不適切に扱われたり、外部に漏洩したりすれば、従業員の尊厳を傷つけ、精神的な苦痛を与える可能性があります。

個人のプライバシーを守ることは、企業が果たすべき基本的な責任の一つです。

次に、企業内の信頼関係維持に不可欠であるという点です。

従業員は、自分の評価情報が適切に管理されていると信じているからこそ、安心して業務に取り組み、上司や会社に対して正直な意見を述べることができます。

もし評価情報が漏洩するリスクがあれば、会社への不信感が高まり、組織全体の士気低下やエンゲージメントの喪失につながりかねません。

健全な組織運営には、従業員と会社間の強固な信頼関係が不可欠であり、守秘義務はその基盤を築きます。

最後に、法的リスクの回避という側面があります。

人事評価情報の不適切な取り扱いは、個人情報保護法などの法令に抵触する可能性があります。

情報漏洩が発生した場合、企業は損害賠償請求や行政指導の対象となるだけでなく、企業の社会的信用を大きく失うことになります。

こうした法的リスクや信用失墜は、企業の存続にも関わる重大な問題であり、守秘義務の遵守はこれを未然に防ぐための重要な防衛線となります。

このように、人事評価における守秘義務は、単なるルールではなく、従業員の尊厳を守り、健全な企業文化を育み、そして企業を法的・社会的なリスクから守るための、まさに根幹をなす要素なのです。

誰が、どこまで守秘義務を負うのか？対象範囲を明確にする

人事評価における守秘義務は、特定の役職者に限定されるものではなく、評価プロセスに関わるすべての関係者が負うべき重要な責任です。

ここでは、具体的に誰が、どのような情報の範囲で守秘義務を負うのかを明確にしていきます。

守秘義務を負う主な対象者

人事評価に関する守秘義務は、主に以下の立場にある人々が負います。

• 人事担当者: 評価制度の設計、運用、評価データの管理、集計、分析など、人事評価プロセス全体に深く関わるため、最も広範かつ厳重な守秘義務を負います。
• 管理職（評価者）: 部下の人事評価を直接行い、評価面談を実施する立場にあるため、評価内容や面談でのやり取りに関する守秘義務を負います。
• 経営層: 最終的な評価結果の承認や、全社的な人事戦略に関わるため、評価情報の全体像を把握する立場として守秘義務を負います。
• 評価対象者本人: 自身の評価情報についても、会社の方針や制度によっては守秘義務が課される場合があります。特に、評価プロセスで知り得た他者の情報や、評価制度そのものに関する機密事項については守秘義務を負うことがあります。
• その他関係者: 評価システムのベンダー、外部コンサルタント、社内の情報システム担当者など、評価情報にアクセスする可能性のあるすべての関係者が、契約や就業規則に基づき守秘義務を負います。

守秘義務の対象となる情報の範囲

人事評価における守秘義務の対象となる情報は非常に広範です。

具体的には以下のようなものが挙げられます。

• 評価シートの内容: 定量・定性評価の項目、評価者のコメント、点数、総合評価など、評価シートに記載されたすべての情報。
• 評価面談の内容: 面談で交わされた会話、評価者からのフィードバック、評価対象者の自己申告内容、目標設定に関する議論など。
• 評価結果: 昇給、昇進、降格、異動、賞与額など、評価に基づいて決定された処遇に関する情報。
• 評価プロセスに関する情報: 評価基準、評価者・被評価者の組み合わせ、評価期間、評価の進捗状況など、評価制度の運用に関する情報。
• 個人の能力や行動に関する情報: スキル、実績、強み、課題、改善点など、評価を通じて明らかになった個人の特性に関する情報。
• その他機密情報: 評価に関連して知り得た、個人の健康状態、家庭環境、キャリア志向など、プライバシーに関わるすべての情報。

これらの情報は、たとえ些細な内容であっても、当事者の許可なく第三者（たとえ同僚であっても）に開示したり、漏洩したりすることは厳しく禁止されます。

評価情報を扱う際は、常に「これは機密情報である」という意識を持ち、慎重に取り扱うことが求められます。

人事評価の守秘義務違反となる具体的なケースとそのリスク

人事評価に関する情報は、従業員のプライバシーに関わる極めて機密性の高いものです。

そのため、その取り扱いを誤ると、守秘義務違反となり、個人だけでなく会社全体に重大な影響を及ぼす可能性があります。

ここでは、どのような行為が守秘義務違反とみなされるのか、具体的なケースとそのリスクについて解説します。

違反事例から学ぶ！やってはいけないNG行動

人事評価の守秘義務違反は、意図しない言動から発生することも少なくありません。

以下に、具体的な違反事例と、なぜそれが問題となるのかを解説します。

• 評価内容を同僚や関係のない部署の従業員に話す 「〇〇さんの評価はあまり良くなかったんだ」「Aさんの昇進は、実は評価がギリギリだったから」といった、特定の従業員の評価内容や評価プロセスに関する情報を、業務上知り得る必要のない第三者に漏らす行為は明確な守秘義務違反です。たとえ悪意がなくても、噂話や雑談の延長で話してしまうケースは少なくありません。これにより、情報が広まり、対象従業員の尊厳を傷つけたり、社内の人間関係に亀裂を生じさせたりする可能性があります。
• 評価面談での不適切な発言 評価面談中に、他の従業員の評価内容や、本来知り得ないはずの役員間の評価に関する議論の内容などを口にする行為も違反です。例えば、「実は部長は君の評価についてこう言っていた」などと、評価プロセスにおける特定の人物の意見を漏らすことは、評価の公平性を損ない、信頼関係を著しく毀損します。
• SNSやインターネット上への不用意な投稿 人事評価に関する情報を、匿名であってもSNSやブログ、掲示板などに投稿することは絶対に避けるべきです。たとえ個人が特定されにくい表現であっても、社内関係者が見れば誰のことか分かるケースは多く、情報漏洩のリスクが非常に高いです。これは会社の信用を大きく失墜させる行為であり、懲戒処分の対象となる可能性が高いでしょう。
• 評価資料の放置や持ち出し 評価シートや面談記録などの機密書類をデスクに放置したり、許可なく社外に持ち出したりすることも守秘義務違反につながります。紛失や盗難のリスクが高まり、情報が外部に漏洩する可能性が生じます。ペーパーレス化が進む現代においても、デジタルデータの取り扱いには同様の注意が必要です。

これらの行為は、一見些細に思えるかもしれませんが、従業員のプライバシー侵害や会社の信用失墜に直結する重大な問題です。

常に「この情報は、業務上必要な範囲を超えていないか」「この行動は、情報漏洩のリスクを高めないか」と自問自答し、慎重に行動することが求められます。

守秘義務違反が招く罰則と会社への影響

人事評価における守秘義務違反は、行為者個人だけでなく、会社全体にも甚大な影響を及ぼします。

まず、違反者個人には、会社の就業規則に基づき、減給、降格、出勤停止、懲戒解雇といった重い社内処分が科される可能性があります。

特に、悪質性や故意性が認められる場合、懲戒解雇に至るケースも少なくありません。

また、会社から損害賠償請求される法的責任を負う可能性もあります。

情報漏洩によって会社が被った経済的損失や、失われた信用の回復にかかる費用などを請求されるリスクがあるのです。

会社への影響としては、まず社会的な信用失墜が挙げられます。

情報管理体制が不杜であると判断されれば、顧客や取引先からの信頼を失い、事業活動に悪影響を及ぼす可能性があります。

また、社内においては、従業員の会社に対するエンゲージメントやモチベーションが著しく低下します。

自分の評価情報が適切に管理されていないと感じれば、会社への不信感が募り、離職率の増加や生産性の低下につながりかねません。

さらに、守秘義務違反が明るみに出れば、メディア報道などによって企業イメージが悪化し、採用活動にも支障をきたす可能性もあります。

このように、人事評価の守秘義務違反は、個人のキャリアを棒に振るだけでなく、会社の存続を揺るがしかねない重大なリスクをはらんでいることを深く認識する必要があります。

守秘義務を守るための具体的な対策と注意点

人事評価における守秘義務を遵守し、情報漏洩のリスクを回避するためには、組織全体で具体的な対策を講じることが不可欠です。

ここでは、人事担当者や管理職がすぐに実践できる、守秘義務を守るための具体的な対策と注意点について解説します。

1. 情報管理体制の整備

人事評価情報の機密性を確保するためには、物理的・システム的な情報管理体制を厳重に整備することが重要です。

以下の点を確認し、適切な管理を行いましょう。

• アクセス権限の厳格化: 人事評価データへのアクセスは、業務上必要最小限の担当者に限定し、権限設定を定期的に見直しましょう。
• パスワード管理の徹底: システムやファイルにアクセスする際は、複雑なパスワードを設定し、定期的に変更を促す仕組みを導入します。
• 物理的な書類の施錠管理: 紙媒体の評価書類は、鍵のかかるキャビネットや部屋で保管し、離席時には必ず施錠する習慣を徹底します。
• クラウドサービス利用時のセキュリティ対策: 人事評価データをクラウドサービスで管理する場合は、サービスのセキュリティレベルを十分に確認し、二段階認証の設定など、追加のセキュリティ対策を講じましょう。
• データのバックアップと復元計画: 万一のデータ破損や紛失に備え、定期的なバックアップと迅速な復元が可能な体制を構築します。

2. 従業員への教育と周知

守秘義務の遵守は、一部の担当者だけでなく、評価に関わる全ての従業員の意識にかかっています。

以下の方法で、従業員への教育と周知を徹底しましょう。

• 定期的な守秘義務研修の実施: 人事評価に関わる全従業員（人事担当者、管理職、経営層など）に対し、守秘義務の重要性、範囲、違反リスク、具体的な取り扱い方法に関する研修を定期的に実施します。
• 守秘義務に関する社内マニュアルの作成と配布: 人事評価情報の取り扱いに関する明確なルールを定めたマニュアルを作成し、全従業員に配布・周知します。
• 入社時や異動時の誓約書締結: 新入社員や人事評価業務に携わる部署への異動者に対し、秘密保持誓約書への署名を義務付けることで、守秘義務への意識を高めます。
• 違反時の罰則規定の明確化: 就業規則に守秘義務違反に関する罰則規定を明確に記載し、周知することで、違反への抑止力とします。

3. 情報開示要求への適切な対応

従業員本人から自身の評価に関する情報開示を求められるケースは少なくありません。

このような要求に対し、感情的にならず、法的な原則と社内規定に基づき、適切に対応することが重要です。

まず、従業員には個人情報保護法に基づき、自身の個人情報（評価情報を含む）の開示を求める権利があります。

そのため、会社は正当な理由なく開示を拒否することはできません。

しかし、開示する情報の範囲や手続きについては、事前に社内規定で明確にしておく必要があります。

例えば、評価結果そのものは開示するが、評価者コメントや他者の評価情報など、特定の情報は非開示とするなどのルールが考えられます。

開示する際は、評価面談の場を設けて丁寧に説明し、従業員の理解を促すことも大切です。

もし対応に迷う場合は、弁護士や社会保険労務士といった専門家に相談し、適切なアドバイスを求めることを強く推奨します。

これにより、法的なリスクを回避し、従業員との信頼関係を維持することができます。

よくある質問（FAQ）

人事評価の守秘義務に関して、人事担当者や管理職の皆様からよく寄せられる質問とその回答をまとめました。日々の業務における疑問解消の一助となれば幸いです。

Q1：従業員本人から自分の評価内容について詳細な説明を求められた場合、どこまで開示しても良いのでしょうか？

A1： 従業員本人には、自身の評価内容について知る権利があります。

評価面談の場やその後のフォローアップで、評価結果やその根拠、改善点などを具体的に説明することは、従業員の成長を促す上で非常に重要です。

ただし、他の従業員の評価情報や、評価プロセスにおける第三者（他の管理職など）のコメントなど、本人以外の個人情報や機密情報に関わる部分は開示してはいけません。

開示する範囲を明確にし、本人の評価に限定して丁寧に対応しましょう。

Q2：部下の評価について、他の管理職や同僚と情報交換する際の注意点はありますか？

A2： 部下の育成や評価の公平性を確保するために、他の管理職や同僚と情報交換が必要な場面もあるでしょう。

しかし、その際は「業務上必要最小限の範囲」に留めることが重要です。

具体的には、対象となる部下の育成方針や業務改善に直接関係する情報に限定し、不必要な個人情報や噂話の類は絶対に共有しないでください。

また、情報交換を行う場所や方法にも配慮し、第三者が聞き耳を立てられない環境を選ぶなど、情報漏洩のリスクを最小限に抑える工夫が必要です。

Q3：人事評価の記録はどのくらいの期間保管すべきですか？また、保管方法に注意点はありますか？

A3： 人事評価の記録の保管期間は、法的な定め（労働基準法など）や会社の就業規則によって異なりますが、一般的には従業員の在籍期間中、または退職後数年間は保管することが推奨されます。

これは、過去の評価を昇進や配置転換の判断材料にしたり、万が一の労使トラブルの際に証拠として提示したりするためです。

保管方法としては、アクセス権限を厳しく設定したシステム上でのデータ管理、または施錠できるキャビネットでの紙媒体管理など、情報漏洩のリスクを最大限に排除できる方法を選びましょう。

不要になった記録は、個人情報保護の観点から適切な方法で確実に破棄することが求められます。

まとめ：人事評価の守秘義務を遵守し、信頼される組織づくりを

本記事では、人事評価における守秘義務の重要性から、その対象範囲、具体的な違反事例とリスク、そして遵守のための対策までを詳しく解説しました。

人事評価情報は、従業員のキャリアやモチベーションに直結する非常にデリケートな情報であり、その適切な管理は組織の信頼性そのものに深く関わります。

守秘義務を遵守することは、単に情報漏洩のリスクを回避するだけでなく、従業員との信頼関係を築き、健全な組織文化を育む上で不可欠です。

情報管理体制の整備、従業員への継続的な教育、そして情報開示要求への適切な対応を通じて、情報漏洩を防ぎ、従業員が安心して働ける環境を提供することが、結果として企業の成長と発展につながります。

人事担当者や管理職の皆様には、本記事で得た知識を日々の業務に活かし、人事評価の守秘義務を徹底して遵守していただくことを期待します。

それが、信頼される組織づくりへの第一歩となるでしょう。