人事評価面談シートの書き方｜公平で納得感のある評価を実現する全手順

　

「人事評価の時期が来たけれど、部下との面談、どう進めるのがベストだろう？」

管理職や人事担当者の方々にとって、人事評価面談は部下のモチベーションや成長に直結する重要な機会です。

しかし、「評価に納得感を持たせるには？」「部下の本音を引き出すには？」「公平な評価をするには？」といった悩みは尽きないのではないでしょうか。

この記事では、そんな悩みを解決するために不可欠な「人事評価面談シート」に焦点を当てます。

シートの基本的な構成から、効果的な書き方、具体的な記入例、そして面談を成功に導くための活用方法まで、テンプレートと共にご紹介します。

この記事を読めば、あなたの人事評価面談は劇的に変わります。

部下との信頼関係を深め、個々の成長を最大限に引き出し、組織全体のパフォーマンス向上につなげるための具体的なステップを、ぜひ一緒に学びましょう。

　

人事評価面談シートとは？目的と重要性を理解する

人事評価面談シートは、単なる評価を記録するツールではありません。

部下の成長を促し、組織全体のパフォーマンスを高めるための重要なコミュニケーションツールです。

ここでは、人事評価面談の目的と、それを支える面談シートの重要性について解説します。

人事評価面談の目的

人事評価面談は、単に過去の評価を伝える場ではなく、未来に向けた成長を支援するための重要な機会です。

主な目的は以下の通りです。

• 部下の成長支援と能力開発: 強みや改善点を明確にし、具体的な育成計画を立てることで、部下一人ひとりの能力向上を促します。
• 目標設定と達成度の確認: 設定した目標に対する達成度を評価し、そのプロセスを振り返ることで、次なる目標設定の精度を高めます。
• モチベーションの向上とエンゲージメント強化: 公平な評価と適切なフィードバックを通じて、部下の仕事への意欲を高め、組織への貢献意識を醸成します。
• 組織目標への貢献と連携: 個人の目標を組織全体の目標と連動させることで、組織の一員としての自覚を促し、一体感を高めます。
• 評価への納得感醸成: 評価基準やプロセスを透明化し、部下との対話を通じて評価への理解と納得感を深めます。

面談シートの重要性

人事評価面談シートは、これらの目的を達成するために不可欠なツールです。

面談シートを活用することで、以下のようなメリットが得られます。

面談シートは、評価者と被評価者の双方にとって、面談をより有意義なものにするための羅針盤となります。

シートがあることで、面談の公平性、客観性が担保され、評価の質が向上するだけでなく、記録が残ることで継続的な成長支援にもつながります。

また、評価者は具体的なデータに基づいてフィードバックができ、被評価者は自身の成長課題や目標を明確に認識できるようになります。

人事評価面談シートの基本構成要素

人事評価面談シートは、単に評価を記録するだけでなく、部下の成長を促し、組織全体のパフォーマンス向上に貢献するための重要なツールです。

効果的な面談シートには、以下の基本構成要素が含まれていることが一般的です。

それぞれの項目が持つ役割を理解し、面談の目的に合わせて適切に活用しましょう。

目標設定項目

目標設定項目は、評価期間の初めに被評価者がどのような目標を掲げ、それに向けてどのように取り組むかを明確にするためのものです。

単に「頑張る」といった抽象的なものではなく、SMART原則（Specific：具体的、Measurable：測定可能、Achievable：達成可能、Relevant：関連性、Time-bound：期限付き）に基づき、具体的かつ測定可能な目標を記載することが重要です。

これにより、評価の客観性が高まり、被評価者自身のモチベーション向上にもつながります。

達成度評価項目

この項目では、事前に設定した目標に対し、どの程度達成できたかを評価します。

達成度を客観的に測るためには、目標設定時に定めた具体的な指標（KPIなど）に基づいて評価することが不可欠です。

例えば、「売上目標〇〇円に対し、〇〇円を達成（達成率〇〇％）」のように、具体的な数値や事実を用いて評価することで、評価の公平性が保たれます。

行動・能力評価項目

職務遂行において、被評価者がどのような行動を取り、どのような能力を発揮したかを評価する項目です。

具体的な行動特性や業務に必要なスキル（例：コミュニケーション能力、課題解決能力、計画性など）を評価の対象とします。

単に結果だけでなく、結果に至るまでのプロセスや、チームへの貢献度なども含めて評価することで、多角的な視点から被評価者の強みや改善点を見出すことができます。

コンピテンシー評価項目（該当する場合）

コンピテンシー評価は、企業が求める理想的な行動特性（コンピテンシー）をどの程度発揮できたかを評価する項目です。

リーダーシップ、フォロワーシップ、顧客志向、変革志向などがこれにあたります。

企業独自の行動指針や価値観を反映したコンピテンシーを設定し、それに基づいて評価することで、組織文化の浸透と個人の成長を同時に促すことが可能になります。

自己評価

自己評価は、被評価者自身が自身のパフォーマンスや成長について振り返り、評価する項目です。

これにより、被評価者は自身の強みや課題を客観的に認識し、今後の成長に向けた内省を深めることができます。

評価者との面談時には、自己評価を基に建設的な対話を行うことで、被評価者の納得感を高め、主体的な改善行動を促す効果も期待できます。

上司（評価者）評価

上司（評価者）評価は、被評価者の業務遂行能力、目標達成度、行動特性などを、上司の視点から客観的に評価する項目です。

評価者は、日頃の業務における観察や記録に基づき、具体的な事実やエピソードを交えて評価することが求められます。

主観的な印象だけでなく、客観的な根拠を示すことで、被評価者が評価内容を理解し、納得感を持つことができます。

フィードバック・コメント欄

フィードバック・コメント欄は、上司が被評価者に対して、評価内容に関する具体的なフィードバックを記述する重要な項目です。

ここでは、単に評価結果を伝えるだけでなく、ポジティブな行動を称賛し、改善が必要な点については具体的なアドバイスや期待を伝えます。

建設的で成長を促すフィードバックを心がけ、被評価者が次の行動につなげられるようなコメントを記述することが重要です。

次期目標設定・育成計画

人事評価面談は、過去の評価で終わりではありません。

この項目では、今回の評価結果を踏まえ、次期の目標設定と、被評価者の更なる成長を支援するための育成計画を具体的に立案します。

被評価者自身のキャリアプランや意向も踏まえつつ、具体的なスキル開発や経験機会の提供などを計画に盛り込むことで、持続的な成長をサポートします。

効果的な人事評価面談シート作成の3つのポイント

人事評価面談シートは、単なる記録ツールではなく、部下の成長を促し、組織の目標達成に貢献するための重要なツールです。

効果的なシートを作成するためには、以下の3つのポイントを意識することが不可欠です。

具体性と客観性を持たせる

面談シートの評価項目やコメントは、具体的で客観的な内容にすることが極めて重要です。

「頑張った」「もう少し努力が必要」といった曖昧な表現ではなく、「〇〇プロジェクトにおいて、目標の120%を達成した」「顧客からのフィードバックに基づき、提案資料の改善を3回実施した」のように、具体的な行動や成果、数値、事実に基づいた記述を心がけましょう。

これにより、評価の納得感を高め、部下も自身の強みや改善点を明確に理解できます。

成長支援の視点を忘れない

人事評価面談の真の目的は、部下の過去の評価だけでなく、今後の成長を支援することにあります。

そのため、面談シートには、部下の強みをどのように伸ばしていくか、改善点に対してどのような具体的な行動を促すかといった、未来志向の視点を含めることが重要です。

単に評価を下すだけでなく、「このスキルをさらに向上させるために、〇〇の研修受講を推奨する」「リーダーシップを発揮するために、次期プロジェクトでサブリーダーを担当してほしい」など、具体的な育成計画やキャリア形成に繋がるアドバイスを記載しましょう。

企業文化や職種に合わせる

画一的な面談シートを全社に適用するのではなく、自社の企業文化や職種特性に合わせてカスタマイズすることが、シートの効果を最大限に引き出す鍵です。

たとえば、営業職であれば「顧客との関係構築力」、開発職であれば「技術的課題解決能力」といった、それぞれの職種に求められる具体的な能力や行動を評価項目に盛り込む必要があります。

また、自社の行動規範やバリューを評価項目に組み込むことで、企業文化の浸透と実践を促すことも可能です。

テンプレートを参考にしつつも、自社に最適な形へと調整する視点を持つようにしましょう。

人事評価面談シート テンプレート

人事評価面談を効果的に進めるためには、体系化された面談シートが不可欠です。

テンプレートの概要と使い方

このテンプレートは、人事評価面談に必要な主要項目を網羅しており、多くの企業で導入しやすい構成となっています。

【テンプレートに含まれる主な項目】

• 基本情報： 氏名、所属、評価期間など
• 目標設定： 期初に設定した目標とその重要度
• 自己評価： 目標達成度、行動・能力に関する自己分析
• 上司評価： 目標達成度、行動・能力に関する上司からの評価
• フィードバック： 強み、改善点、期待など
• 次期目標・育成計画： 次期に向けた目標設定、必要なサポートや研修

カスタマイズのヒント

貴社の企業文化、評価制度、職種特性に合わせてカスタマイズすることで、より効果的な面談シートになります。

• 項目の追加・削除： 貴社独自の評価項目（例：企業理念への貢献度、チームワークなど）があれば追加しましょう。逆に、不要な項目は削除してシンプルに保つことも重要です。
• 評価尺度の調整： 「5段階評価」や「S〜D評価」など、貴社の評価尺度に合わせて変更してください。具体的な評価基準を明記することで、評価の客観性が高まります。
• フリーコメント欄の活用： 定量的な評価だけでなく、評価者が自由にコメントを記入できる欄を設けることで、評価の背景や具体的なエピソードを伝えやすくなります。
• 育成計画の具体化： 次期目標だけでなく、その目標達成のためにどのようなスキルアップが必要か、会社としてどのようなサポートができるかを具体的に書き込む欄を設けると良いでしょう。

テンプレートを最大限に活用し、貴社に最適な人事評価面談シートを作成してください。

人事評価面談シート 記入例と例文集

人事評価面談シートを最大限に活用するためには、各項目に具体的かつ客観的な情報を記入することが重要です。

ここでは、目標設定から評価、フィードバックまで、各項目での記入例と例文をご紹介します。

これらを参考に、自社や個人の状況に合わせた記述を心がけましょう。

目標設定の例文

効果的な目標設定には、「SMART原則」に基づき、具体的で測定可能、達成可能、関連性が高く、期限が明確な目標を設定することが不可欠です。

• 営業職の場合
  • 良い例: 「新規顧客獲得数を前年比15%増（30件→34.5件）とするため、月間3件以上の新規アポイントを獲得し、四半期ごとに進捗をレビューする。（期限：〇年〇月末）」
  • 悪い例: 「もっと顧客を増やす。」（抽象的で測定不能）
• 開発職の場合
  • 良い例: 「〇〇システムの新機能（△△機能）を、要件定義からテストまで担当し、〇年〇月〇日までにリリースする。テストフェーズでのバグ発生率を5%以下に抑える。」
  • 悪い例: 「システムの品質を向上させる。」（具体性に欠ける）
• 事務職の場合
  • 良い例: 「経費精算業務における手作業を削減するため、RPAツール導入プロジェクトに参画し、〇年〇月までに自動化対象業務を3つ特定し、提案書を作成する。」
  • 悪い例: 「業務効率を上げる。」（漠然としている）

達成度評価の例文

目標達成度を評価する際は、感情や印象ではなく、具体的な事実やデータに基づいて記述することが求められます。

• 良い例:
  • 「新規顧客獲得数において、期初目標の30件に対し、35件を達成。特に、〇〇キャンペーンを通じて高単価顧客を5件獲得し、売上目標達成に大きく貢献した。」
  • 「RPAツール導入プロジェクトにおいて、提案書作成を期日内に完了。自動化対象業務を4つ特定し、コスト削減効果の試算も行ったことで、次期プロジェクトへの移行がスムーズに進んだ。」
  • 「チームリーダーとして、期初に設定したメンバー育成目標（新入社員Aの独り立ち支援）を達成。Aは現在、主要業務の8割を自立して遂行できるようになっている。」
• 悪い例:
  • 「よく頑張ったと思う。」（主観的で根拠がない）
  • 「目標は達成できなかった。」（理由や具体的な状況が不明）

行動・能力評価の例文

行動・能力評価では、コミュニケーション能力や問題解決能力といった抽象的な項目に対し、具体的な行動例を挙げて評価します。

• コミュニケーション能力
  • 良い例: 「顧客からのクレーム対応において、相手の意見を傾聴し、冷静かつ的確な情報提供を行うことで、顧客満足度を向上させた。特に、先月の〇〇案件では、顧客の不安を払拭し、長期契約継続につながった。」
  • 悪い例: 「コミュニケーション能力が高い。」（具体的な行動が不明）
• 問題解決能力
  • 良い例: 「〇〇プロジェクトの進行中に予期せぬシステムトラブルが発生した際、迅速に関係部署と連携し、代替案を複数提示。その結果、納期遅延を最小限に抑え、プロジェクトを成功に導いた。」
  • 悪い例: 「問題解決能力がある。」（どのような問題をどう解決したのかが不明）

フィードバックの例文

フィードバックは、被評価者の成長を促すための重要な機会です。

ポジティブな点と改善点を具体的に伝え、今後の行動につながるように促しましょう。

• ポジティブなフィードバック
  • 「〇〇プロジェクトでのリーダーシップは素晴らしいものがありました。特に、チームメンバーの意見を丁寧に引き出し、まとめる力はチーム全体の士気向上に大きく貢献しました。」
  • 「常に新しい技術や知識を積極的に学び、業務に活かそうとする姿勢は高く評価できます。先日提案してくれた△△のアイデアも、ぜひ次期プロジェクトで実現に向けて検討しましょう。」
• 改善を促すフィードバック
  • 「〇〇さんの資料作成能力は高い一方で、報告の際に結論から話す習慣がもう少し必要だと感じます。例えば、先日の会議では、まず結論を簡潔に伝えてから詳細を説明するよう意識してみましょう。そうすることで、聞き手はより理解しやすくなります。」
  • 「目標達成に向けた粘り強さは評価しますが、計画段階でのリスク想定が甘いと感じる場面がありました。今後は、計画の初期段階で起こりうる課題を複数洗い出し、対応策も併せて検討する習慣をつけると、よりスムーズに業務を進められるでしょう。」

人事評価面談を成功させるためのシート活用法

人事評価面談は、シートを作成するだけでなく、そのシートをいかに有効活用するかが成功の鍵を握ります。

ここでは、面談シートを最大限に活かし、実りある面談を実現するためのステップを解説します。

面談前の準備

面談の成功は、事前の準備にかかっています。

評価者と被評価者双方の準備が整うことで、面談はよりスムーズかつ有意義なものになります。

• 被評価者への事前記入依頼と期限設定: 面談シートは、被評価者が自身の目標達成度や行動を振り返り、自己評価を記入するための重要なツールです。面談の数日前にはシートを渡し、記入例や評価基準を明確に伝え、余裕を持った期限を設定しましょう。これにより、被評価者は自身の考えを整理し、面談に臨むことができます。
• 評価者の評価データ収集と評価基準の確認: 評価者は、被評価者の業務日報、プロジェクトの成果物、他者からのフィードバックなど、客観的なデータを事前に収集します。また、評価項目ごとの基準を再確認し、自身の評価に偏りがないかをチェックすることも重要です。
• 面談アジェンダの作成: 限られた時間で効率的に面談を進めるために、評価者は面談アジェンダを事前に作成し、被評価者にも共有しておきましょう。これにより、面談の目的や流れが明確になり、双方にとって建設的な議論が期待できます。

面談中の進め方（傾聴・質問・フィードバック）

面談シートは、面談中のコミュニケーションを円滑にするためのガイド役となります。

シートを基に、効果的なコミュニケーションを心がけましょう。

• 傾聴と共感: まずは被評価者の自己評価をじっくりと傾聴し、その背景にある考えや感情に共感を示すことが重要です。評価シートの項目に沿って、被評価者がどのような努力をし、どのような課題に直面したのかを理解しようと努めましょう。
• オープンな質問: 「なぜそう考えたのですか？」「具体的にどのような工夫をしましたか？」「次に活かせるとしたら何だと思いますか？」といったオープンな質問を投げかけ、被評価者の内省を促します。これにより、シートに書かれた内容以上の深い洞察が得られることがあります。
• 効果的なフィードバック: フィードバックは、被評価者の成長を促すために不可欠です。事実に基づいた具体的な行動に焦点を当て、「〇〇の業務では、△△の点で非常に貢献してくれました」のようにポジティブな点から伝えましょう。改善点については、「もし次に取り組むなら、□□のようにアプローチすると、さらに良くなるかもしれません」といったように、具体的な改善策や期待を伝えます（サンドイッチフィードバックも有効です）。
• 合意形成: 面談シートの評価項目について、評価者と被評価者の認識が一致しない場合は、双方の意見を尊重し、客観的な事実に基づきながら合意形成を目指します。次期目標や育成計画についても、被評価者の意見を取り入れながら設定しましょう。

面談後のフォローアップ

面談は、実施して終わりではありません。

面談で話し合われた内容を具体的な行動につなげ、被評価者の成長を継続的に支援するためのフォローアップが不可欠です。

• 面談内容の記録と共有: 面談で合意した評価内容、次期目標、育成計画などは、面談シートに正確に記録し、評価者と被評価者双方で共有・保管します。これにより、後で振り返る際の基準となります。
• 次期目標・育成計画の実行支援: 設定された次期目標や育成計画が、絵に描いた餅で終わらないよう、評価者は被評価者が目標達成に向けて行動できるよう具体的な支援を行います。必要なリソースの提供、スキルアップ研修の案内、定期的な進捗確認などがこれに当たります。
• 定期的な進捗確認と対話: 面談後も、定期的に被評価者との対話の機会を設け、目標達成に向けた進捗状況を確認しましょう。課題に直面している場合は、早期に解決策を共に考え、必要に応じて目標や計画を柔軟に見直すことも重要です。これにより、被評価者は常にサポートされていると感じ、モチベーションを維持しやすくなります。

評価者・被評価者それぞれの面談シートへの向き合い方

人事評価面談シートは、評価者と被評価者の双方が主体的に活用することで、その効果を最大限に発揮します。

ここでは、それぞれの立場から面談シートにどのように向き合い、活用すべきかについて解説します。

評価者（上司）の視点

評価者である上司は、面談シートを通じて部下の成長を促し、組織目標達成に貢献する重要な役割を担います。

以下の点を意識してシートを活用しましょう。

• 公平性と客観性: 事前準備として、部下の業務日報、プロジェクト記録、過去の評価など、客観的な事実に基づいてシートを記入します。感情や印象に流されず、具体的な行動や成果を根拠に評価を記述することが重要です。
• 建設的なフィードバック: 課題や改善点だけでなく、良い点や成長した点も具体的に伝えます。フィードバックは「I（アイ）メッセージ」で伝え、「〜という行動は、〜という結果につながった」のように、事実と影響を明確に結びつけて伝えることで、部下は納得しやすくなります。
• 成長支援の姿勢: 面談は評価を伝える場であると同時に、部下の育成の場でもあります。次期目標設定や育成計画の項目では、部下のキャリア志向や強みを踏まえ、具体的な行動計画や必要なサポートを共に考え、成長への道筋を示す姿勢が求められます。

被評価者（部下）の視点

被評価者である部下にとって、面談シートは自身の成果をアピールし、今後の成長機会を得るための重要なツールです。

以下のポイントを踏まえてシートに記入し、面談に臨みましょう。

• 自己評価の重要性: 面談シートの自己評価欄は、自身の成果や課題を客観的に振り返る絶好の機会です。漠然とした記述ではなく、「〇〇プロジェクトにおいて、〜という課題に対し、〜という施策を実行し、目標を〇〇%達成した」のように、具体的な事実に基づいた記述を心がけましょう。
• 成果と課題の言語化: 自身の強みや貢献した点、一方で改善が必要な点についても、具体的なエピソードを交えて言語化します。これにより、上司との認識のずれを解消し、より深い議論につなげることができます。
• フィードバックを活かす姿勢: 上司からのフィードバックは、自身の成長のための貴重な情報です。たとえ耳の痛い内容であっても、感情的にならず、真摯に受け止め、次へと活かす前向きな姿勢で臨みましょう。疑問点があれば積極的に質問し、理解を深めることも重要です。

人事評価面談シートに関するよくある質問（FAQ）

人事評価面談シートの運用や面談の実施において、よくある疑問とその解決策をご紹介します。

Q1: 面談シートは毎年変更すべきですか？

面談シートは、毎年必ず変更する必要はありませんが、企業の成長や組織の変化に合わせて柔軟に見直すことが重要です。

事業戦略の変更、組織体制の刷新、新たな評価制度の導入などがあった場合は、その内容が評価項目に適切に反映されているかを確認し、必要に応じて改訂を検討しましょう。

定期的にシートの有効性を評価し、陳腐化を防ぐことが、面談の質を維持する上で大切です。

Q2: 自己評価が低い部下への対応は？

自己評価が低い部下に対しては、上司評価とのギャップを埋めるための丁寧なコミュニケーションが不可欠です。

まずは、部下がなぜそのように評価したのか、具体的な背景や理由を傾聴することから始めましょう。

その上で、具体的な成果や行動を例に挙げながら、上司として高く評価している点を明確に伝え、自信を引き出すように促します。

客観的な事実に基づいたフィードバックを心がけ、過小評価している部分があれば、具体的な成長ポイントとして指摘し、今後の期待を伝えていくことが重要です。

Q3: フィードバックが難しい場合の対処法は？

フィードバック、特に改善点を伝えるのが難しいと感じる場合は、以下の点を意識してみてください。

まず、感情的にならず、具体的な行動や事実に焦点を当てて伝えることです。

「〜という行動が、結果として〜につながった」のように、客観的な情報に基づいて説明しましょう。

また、ネガティブなフィードバックだけでなく、その後の改善策や期待する行動も具体的に示すことで、部下は前向きに受け止めやすくなります。

必要に応じて、他のメンバーの意見（360度評価など）も参考にしながら、多角的な視点を取り入れることも有効です。

まとめ：面談シートで、より良い評価面談と部下の成長を実現しよう

人事評価面談は、部下の成長を促し、組織全体のパフォーマンスを高めるための重要な機会です。

この記事を通じて、人事評価面談シートがいかにその質を高めるための強力なツールであるかを理解いただけたことと思います。

本記事の要点

本記事では、人事評価面談シートの作成と活用について、以下の主要なポイントを解説しました。

• 面談シートの目的と重要性： 公平な評価、部下の成長支援、目標達成へのコミットメント強化に不可欠です。
• 基本構成要素： 目標設定、達成度、行動・能力、自己評価、上司評価、フィードバック、次期目標設定など、多角的な視点から評価するための項目が必要です。
• 効果的な作成ポイント： 具体性、客観性、成長支援の視点を持ち、企業文化や職種に合わせたカスタマイズが重要です。
• 記入例と活用法： テンプレートや例文を活用し、面談前の準備から面談中の傾聴・質問・フィードバック、面談後のフォローアップまで、一連の流れでシートを最大限に活用することが重要です。

次の一歩を踏み出すために

人事評価面談シートは、単なる記録用紙ではありません。

部下との対話を深め、信頼関係を築き、個々の成長を支援するための羅針盤となるものです。

今日学んだ知識とテンプレートをぜひ活用し、まずは目の前の面談から実践してみてください。

公平で納得感のある評価は、部下のモチベーションを高め、組織全体の活力を生み出します。

この記事が、あなたのマネジメントと部下育成の一助となれば幸いです。

より良い評価面談を通じて、部下の、そして組織の未来を共に創造していきましょう。