【例文あり】人事評価面談で部下が納得する伝え方！モチベーションを下げないフィードバック術

　

「部下に評価を伝えるのが怖い…」「どう伝えれば納得してくれるだろう？」

管理職やリーダーの皆さん、人事評価面談や目標設定面談の時期が近づくと、このような不安を感じていませんか？

部下のモチベーションを下げずに、成長を促すフィードバックをすることは、マネジメントにおいて非常に重要です。

しかし、具体的な言葉遣いや伝え方に悩む方は少なくありません。

この記事では、そんな悩みを解決するために、人事評価面談で使える実践的なコミュニケーション例文を豊富にご紹介します。

部下が納得し、前向きに次のステップへ進めるような伝え方のコツを、具体的なシーン別にご解説。

この記事を読めば、自信を持って部下と向き合い、より良い関係性とチームの成長を築くことができるはずです。

　

人事評価面談で最も大切なこと：目的と心構え

人事評価面談は、部下の評価結果を単に伝える場ではありません。

この面談は、部下の成長を促し、組織全体の目標達成に貢献するための極めて重要なコミュニケーションの機会です。

管理職やリーダーが「部下に評価を伝えるのが怖い」「どう伝えれば納得してくれるだろう？」といった不安を抱えるのは当然ですが、面談の本来の目的と評価者としての適切な心構えを理解することで、その不安は解消され、より建設的な対話が可能になります。

人事評価面談の目的と重要性

人事評価面談は、部下の過去の業績や行動を評価し、その結果を伝えるだけにとどまりません。

面談の最大の目的は、部下の成長を支援し、今後の目標達成と組織への貢献を促すことにあります。

具体的には、以下の点が挙げられます。

• 部下の成長支援と能力開発: 評価結果を通じて、部下の強みと改善点を明確にし、具体的なアドバイスや育成プランを提示することで、部下のスキルアップやキャリア形成をサポートします。
• 目標達成への動機づけ: 評価のフィードバックと今後の期待を伝えることで、部下のモチベーションを高め、次なる目標への意欲を引き出します。
• 組織目標との連動: 個人の目標が組織全体の目標とどのように結びついているかを再確認し、部下自身の役割の重要性を認識させることで、組織への貢献意識を高めます。
• 信頼関係の構築: 評価者と被評価者との間でオープンな対話を行うことで、相互理解を深め、強固な信頼関係を築く土台となります。

これらの目的を果たすことで、人事評価面談は単なる形式的な手続きではなく、部下のパフォーマンス向上と組織全体の活性化に不可欠なプロセスとなるのです。

評価者としての基本的な心構え

評価面談を成功させるためには、評価者自身の心構えが非常に重要です。

部下との建設的な対話を通じて成長を促すために、以下の点を意識しましょう。

• 部下の成長支援者であること: 評価者は、部下を評価するだけでなく、その成長を最大限に引き出すためのパートナーであるという意識を持つことが大切です。一方的に評価を下すのではなく、共に未来を考える姿勢で臨みましょう。
• 公平性と客観性を持つこと: 感情や個人的な好き嫌いを排し、客観的な事実やデータに基づいて評価を伝えることが求められます。評価基準を明確にし、誰に対しても公平な視点で接するように心がけましょう。
• 傾聴の姿勢: 部下の意見や考えに真摯に耳を傾けることが不可欠です。部下が安心して話せる雰囲気を作り、彼らの言葉の背景にある思いや悩みを理解しようと努めましょう。
• 建設的な対話: 改善点を伝える際も、批判ではなく「どうすればより良くなるか」という建設的な視点を持つことが重要です。具体的な行動変容を促すためのアドバイスや、共に解決策を考える姿勢を示しましょう。

これらの心構えを持つことで、評価面談は部下にとって前向きな成長の機会となり、評価者と部下の間に強固な信頼関係が築かれるでしょう。

評価面談で避けるべきNGコミュニケーション

人事評価面談は、部下の成長を促し、組織の目標達成に貢献するための重要な機会です。

しかし、伝え方を誤ると部下のモチベーションを著しく低下させ、信頼関係を損ねてしまう可能性があります。

ここでは、評価者が陥りがちなNGコミュニケーションについて具体的に見ていきましょう。

部下のモチベーションを下げるNGワード・行動

部下のモチベーションを下げるような発言や行動は、評価面談の目的を阻害し、かえって逆効果となることがあります。

以下のような点に注意しましょう。

• 抽象的で一方的な指摘: 「もっと頑張れ」「意識が低い」など、具体性に欠ける指摘は部下にとって改善のヒントになりません。何が問題で、どう改善すべきかを具体的に伝えなければ、部下はただ否定されたと感じ、モチベーションを失ってしまいます。
• 過去の失敗の蒸し返し: すでに解決済み、あるいは反省済みの過去の失敗を繰り返し指摘することは避けましょう。部下は前向きな気持ちになれず、「また言われるのか」と委縮してしまいます。
• 他の社員との比較: 「〇〇さんはできているのに」といった他者との比較は、部下の自尊心を傷つけ、不公平感を生み出します。部下自身の成長に焦点を当て、個別のアドバイスを心がけましょう。
• 感情的な発言: 評価者が感情的になったり、怒りや不満をぶつけたりすることは、部下を委縮させ、面談の雰囲気を悪くします。あくまで冷静に、客観的な事実に基づいたフィードバックをすることが重要です。
• 一方的な通告: 評価結果をただ「通告」するだけでは、部下は納得感を得られません。評価に至った経緯や理由を丁寧に説明し、部下の意見も聞く姿勢が不可欠です。

信頼関係を損ねるNGコミュニケーション例

評価面談は、部下との信頼関係を深めるチャンスでもあります。

しかし、以下のようなコミュニケーションは、その信頼関係を著しく損ねる可能性があります。

• 部下の意見を遮る・傾聴しない: 部下が話している途中で意見を遮ったり、話を聞き流したりする姿勢は、「自分の話を聞いてもらえない」という不信感につながります。まずは部下の話を最後まで聞き、共感を示すことが重要です。
• 評価基準が不明瞭: どのような基準で評価されたのかが不明確だと、部下は評価の公平性に疑問を感じます。評価基準や期待値を事前に明確に伝え、それに基づいて評価していることを示す必要があります。
• 面談準備の不足: 評価シートを事前に確認していなかったり、具体的な事例を準備していなかったりすると、部下は「適当に評価されている」と感じてしまいます。評価者としての責任感を持ち、十分な準備をして面談に臨みましょう。
• 約束を破る・フォローしない: 面談中に約束したこと（例：〇〇の研修を検討する、今後の目標設定をサポートする等）を履行しなかったり、その後のフォローを怠ったりすると、評価者への信頼は大きく損なわれます。

評価面談を成功させる基本の流れ

人事評価面談は、ただ評価を伝える場ではありません。

部下の成長を促し、組織全体のパフォーマンス向上に繋げるための重要なコミュニケーションの機会です。

ここでは、評価面談をスムーズかつ効果的に進めるための基本的な流れと、それぞれのステップで意識すべきポイントをご紹介します。

面談前の準備：評価者と部下の双方

効果的な評価面談を行うためには、評価者と部下の双方がしっかりと準備を行うことが不可欠です。

評価者は、以下の点を準備しましょう。

• 評価シートの確認と具体的な事例の整理: 部下の評価シートを隅々まで確認し、評価の根拠となる具体的な行動や成果、改善点に関する事例を整理しておきます。客観的な事実に基づいた説明は、部下の納得感を高めます。
• 伝え方のシミュレーション: ポジティブな評価はもちろん、改善を促すフィードバックについても、どのような言葉を選び、どのように伝えるかを事前にシミュレーションしておきましょう。部下の反応を予測し、適切な対応を考えることで、面談中の動揺を防ぎ、落ち着いて対応できます。
• 面談の目的の再確認: 面談が単なる評価の通告ではなく、部下の成長と今後の目標設定を支援する場であることを再認識します。

一方、部下にも自己評価や振り返りを促す事前準備を依頼しましょう。

具体的には、評価面談の前に自己評価シートの記入や、期中の自身の業務に対する振り返り、今後の目標やキャリアに関する考えを整理しておくよう伝えます。

これにより、部下も主体的に面談に参加でき、より建設的な対話が期待できます。

面談開始～評価の伝達と対話

面談当日は、以下の流れで進めましょう。

1. アイスブレイク: 面談の冒頭は、軽い雑談で部下の緊張をほぐし、リラックスできる雰囲気を作ることが大切です。
2. 面談の目的共有: 面談が「過去の評価を伝え、今後の成長に繋げるための対話の場であること」を明確に伝えます。これにより、部下は安心して話を聞く準備ができます。
3. 評価結果の伝達: まずは良い点や期待に応えた点を具体的に伝え、部下の努力を認め、承認します。その上で、改善が必要な点や期待に届かなかった点について、具体的な事実に基づいて説明します。この際、一方的に通告するのではなく、部下の意見を傾聴する姿勢が重要です。部下自身の考えや感じていることを引き出し、対話を促しましょう。

今後への接続：目標設定と期待の共有

評価の伝達が終わったら、面談は未来に向けた建設的な対話へと移行します。

1. 今後の成長目標の設定: 評価結果を踏まえ、部下と共に具体的な次期の目標を設定します。目標はSMART原則（Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound）に沿って設定し、部下が納得感を持って取り組める内容にすることが重要です。
2. 期待する行動や成果の共有: 目標達成のために、評価者として部下にどのような行動や成果を期待しているのかを具体的に伝えます。
3. 必要なサポート体制の確認: 部下が目標達成に向けて必要とするサポート（研修、OJT、情報提供など）について確認し、評価者としてできることを明確にします。
4. ポジティブな締めくくり: 最後に、部下の今後の活躍に期待する言葉を伝え、面談をポジティブな雰囲気で締めくくります。面談後は、対話の内容を記録に残し、次回の評価面談や日々のマネジメントに活かしましょう。

シーン別！人事評価コミュニケーション例文集

ここからは、人事評価面談における具体的なシーンを想定し、部下のモチベーションを高め、成長を促すためのコミュニケーション例文をご紹介します。

それぞれの状況に応じた適切な言葉遣いを学ぶことで、より効果的な面談を実現できるでしょう。

1. 目標達成を称賛する例文

部下の目標達成を称賛することは、その努力を認め、今後のモチベーション向上に直結します。

単に「よくやった」と伝えるだけでなく、具体的な行動や成果に焦点を当てて褒めることが重要です。

• 具体的な成果を強調する場合
  • 「〇〇さん、今期は目標としていた新規顧客獲得数20件を大きく上回る25件を達成しましたね。特に、A社との大型契約は、あなたの粘り強い交渉と提案力があったからこそだと評価しています。チーム全体の売上にも大きく貢献してくれて、本当に感謝しています。」
  • 「プロジェクトXのリーダーとして、納期が厳しい中でも品質を維持し、無事にリリースできたことは素晴らしいです。特に、チームメンバーを巻き込み、困難な課題を一つ一つ解決していったリーダーシップは高く評価できます。」
• プロセスや努力を称える場合
  • 「目標達成に向けて、〇〇さんが毎日遅くまで残って資料作成に取り組んでいた姿を見ていました。結果だけでなく、その目標に向かってひたむきに努力し続ける姿勢が、今回の成果に繋がったのだと思います。その努力は必ず次へと繋がりますよ。」
  • 「前回の面談で伝えた課題に対し、積極的に外部研修に参加したり、先輩社員にアドバイスを求めたりと、自ら行動を起こして改善しようと努力していた点が素晴らしいです。その成長意欲が今回の成果に表れていますね。」
• 周囲への影響を伝える場合
  • 「〇〇さんの〇〇の取り組みは、チーム全体の士気を高めるだけでなく、他のメンバーの良い刺激にもなっています。あなたのプロ意識がチームに良い影響を与えていることを、もっと自覚してほしいです。」

2. 期待通りの成果ではなかった場合（改善点・注意点）の例文

期待通りの成果が得られなかった場合でも、部下の成長を促すためには、感情的にならず客観的な事実に基づいたフィードバックが不可欠です。

具体的な行動改善に繋がる伝え方を心がけましょう。

• 事実を客観的に伝える場合
  • 「〇〇さん、今期の目標であった〇〇の達成率は△△%でしたね。特に、課題として挙げられていた□□の点について、具体的な改善が見られなかったのは少し残念でした。」
  • 「プロジェクトYにおいて、期日までに〇〇のタスクが完了しなかったことが数回ありました。その結果、後続の工程に遅れが生じ、チーム全体に影響が出たという事実があります。」
• 具体的な改善策を促す場合
  • 「前回の面談で話した報連相の頻度についてですが、まだ不足していると感じる場面がいくつか見受けられました。例えば、〇〇の件では、もう少し早い段階で相談があれば、別の対応ができたかもしれません。今後は、週に一度の定例報告だけでなく、問題が発生しそうな兆候があれば、すぐに共有する習慣をつけてみませんか？」
  • 「提案資料の作成において、データ分析の深掘りや競合他社との比較が不足していると感じます。次回からは、資料作成前にどのような情報が必要か、事前に私や先輩に相談する時間を取りましょう。より説得力のある資料を作るためのサポートをします。」
• 成長への期待を込めて伝える場合
  • 「今回の結果は、〇〇さんの能力を考えれば、もっとできたはずだと感じています。この経験を次に活かすためには、何が足りなかったのか、一緒に考えていきましょう。私は〇〇さんがさらに成長できると信じています。」

3. 今後の期待を伝える例文

部下のさらなる成長や挑戦を促すためには、会社やチームが彼らに何を期待しているのかを明確に伝えることが重要です。

ポジティブなメッセージで、部下が未来に希望を持てるような伝え方を意識しましょう。

• 具体的な役割や貢献への期待
  • 「〇〇さんのこれまでの実績とチームへの貢献を高く評価しています。今後は、若手メンバーの育成や指導にも積極的に関わり、チーム全体の底上げに貢献してくれることを期待しています。」
  • 「現在の業務スキルに加え、リーダーシップを発揮して、新たなプロジェクトの中心メンバーとして活躍してくれることを期待しています。これからは、より広い視野で業務に取り組んでみてください。」
• 能力開発や挑戦への期待
  • 「〇〇さんには、現在の専門性をさらに深掘りするとともに、将来的には新規事業の立ち上げにも関われるような、広い知見とスキルを身につけてほしいと考えています。そのためにも、〇〇の研修や資格取得に挑戦してみてはどうでしょうか。」
  • 「現状維持ではなく、常に新しいことへの挑戦を忘れないでほしいです。失敗を恐れずに、積極的に意見を発信し、チームに新しい風を吹き込んでくれることを期待しています。」
• 信頼と応援のメッセージ
  • 「〇〇さんなら、どんな困難な課題でも乗り越えてくれると信じています。何か困ったことがあれば、いつでも相談してください。私も全力でサポートします。」

4. 目標設定面談での対話例

目標設定面談では、部下が主体的に目標設定に関わり、納得感を持ってコミットできるような対話が求められます。

一方的に目標を押し付けるのではなく、対話を通じて共に目標を具体化していく姿勢が重要です。

• 部下の意見を引き出す質問
  • 「今期、〇〇さんが特に挑戦したいと考えていることはありますか？」「これまでの経験を踏まえて、ご自身の強みを活かせる領域は何だと思いますか？」
  • 「会社やチームの目標を踏まえて、〇〇さんが最も貢献できると思う領域はどこでしょうか？」「具体的にどのような成果を出したいですか？」
• 目標の具体化を促す質問
  • 「その目標を達成するために、具体的にどのようなステップが必要だと思いますか？」「いつまでに、どのような状態になっていれば達成と言えるでしょうか？」
  • 「目標達成に向けて、どのようなスキルや知識を習得する必要があると思いますか？」「達成を阻む可能性のある課題は何だと考えますか？」
• 上司としてのサポートを伝える
  • 「その目標達成に向けて、私にできるサポートがあれば遠慮なく教えてください。必要なリソースや研修、情報提供など、できる限り協力します。」
  • 「目標設定はこれで良いとして、定期的に進捗を確認しながら、必要であれば軌道修正もしていきましょう。一人で抱え込まずに、いつでも相談してください。」

5. 部下からの質問への回答例

評価面談中に部下から質問が寄せられることは、彼らが評価内容を深く理解しようとしている証拠です。

誠実かつ建設的に回答することで、信頼関係をさらに深めることができます。

• 「なぜこの評価になったのでしょうか？」
  • 「今回の〇〇という評価は、主にA点、B点、C点の3つの要素を総合的に判断した結果です。A点については、目標としていた〇〇の達成率が△△%にとどまったこと。B点については、□□の業務において、期待していたレベルに達していなかったこと。C点については、チームへの貢献度がもう少し高められる余地があったと判断しました。」
  • 「評価シートの項目ごとに、具体的な事実や行動を挙げながら説明します。例えば、『主体性』の項目では、〇〇のプロジェクトで、指示待ちの姿勢が見受けられる場面があったため、この評価になりました。」
• 「この評価は不公平だと感じます。」
  • 「そう感じさせてしまったことについて、まずは申し訳ありません。どのような点で不公平だと感じているのか、具体的に教えていただけますか？あなたの意見を真摯に受け止め、再度事実関係を確認させていただきます。」
  • 「評価は客観的な事実に基づいて行っていますが、認識のずれがある可能性もゼロではありません。もし、私が見落としている事実や、あなたが特に努力した点があれば、ぜひ教えてください。その上で、評価の再検討が必要であれば対応を考えます。」
• 「どうすれば改善できますか？」
  • 「素晴らしい質問ですね。その意欲が大切です。具体的に改善すべき点は、先ほどお伝えした〇〇と□□の2点です。〇〇については、来期はまず△△の研修を受けて基礎知識を身につけ、その後、週に1回私と進捗確認の時間を設けて実践力を高めていきましょう。□□については、具体的な行動計画を一緒に立ててみませんか？」
  • 「改善のためには、まず目標を具体的に再設定し、その達成に向けた行動計画を立てることが重要です。来期は、特に〇〇のスキル向上に重点を置いて、一緒に取り組んでいきましょう。具体的なロードマップを今から考えてみませんか？」

例文を活用する上でのポイントと注意点

ここまで様々なコミュニケーション例文をご紹介してきましたが、これらはあくまで「参考」であり、実際の面談で最大限に効果を発揮するためには、いくつかの重要なポイントと注意点があります。

提供された例文を単に模倣するだけでなく、部下の個性や状況に合わせたカスタマイズの重要性、非言語コミュニケーションの役割、そして人間的な対話の価値を理解することが不可欠です。

例文はあくまで参考：自身の言葉で伝える重要性

人事評価面談において例文は非常に役立ちますが、あくまでガイドラインとして捉えることが重要です。

テンプレート通りの言葉をそのまま使うのではなく、評価者自身の言葉で誠実に伝える意識を持ちましょう。

部下は、評価者がどれだけ自分を理解し、真剣に考えてくれているかを感じ取ります。

定型文を読み上げるだけでは、その思いは伝わりにくく、かえって形式的な印象を与えかねません。

部下への理解と配慮が伝わるように、自身の言葉でカスタマイズすることで、より深い信頼関係の構築につながります。

部下の個性や状況に合わせた柔軟な対応

同じ言葉であっても、部下の性格、経験、置かれている状況によって受け止め方は大きく異なります。

例えば、自信がない部下には励ましの言葉を多めに、論理的な思考を好む部下には具体的なデータや事実に基づいた説明を、といった具合です。

また、新入社員とベテラン社員では、言葉の選び方や期待の伝え方も変わるでしょう。

相手のタイプを理解し、それに合わせた言葉選びや表現の調整が不可欠です。

柔軟な姿勢で、部下にとって最も響く伝え方を見つけることが、面談を成功させる鍵となります。

非言語コミュニケーションの重要性

面談におけるコミュニケーションは、言葉だけではありません。

表情、声のトーン、視線、姿勢、身振り手振りといった非言語コミュニケーションが、相手に与える印象に大きく影響します。

例えば、笑顔で穏やかな声で話せばポジティブな印象を与え、真剣な表情でゆっくり話せば重要なメッセージであることを伝えられます。

信頼感を醸成するためには、部下の話に耳を傾ける際の真剣な眼差し、肯定的な頷き、そして落ち着いた話し方などが不可欠です。

言葉と非言語が一致することで、メッセージの信頼性と説得力が高まります。

AIでは代替できない人間的なコミュニケーションの価値

近年、AIが生成する例文は非常に便利で、面談準備の効率化に貢献します。

しかし、共感、洞察、そして何よりも信頼関係の構築といった、人間ならではのコミュニケーションの深さは、AIでは代替できません。

AIは論理的で完璧な文章を生成できても、部下の感情の機微を読み取り、その背景にある真意を理解し、心に寄り添うことはできません。

定型文では伝わらない「心」を伝えること、部下との間に人間的な絆を築くことこそが、評価面談の真の価値です。

評価者が自身の言葉で、感情を込めて語りかけることで、部下は「自分は大切にされている」と感じ、前向きな行動へとつながるでしょう。

評価者としての心構え：信頼関係を築くために

人事評価面談は、年に一度や二度といった限られた機会に過ぎません。

しかし、その面談で部下が評価に納得し、次の成長へ向かうためには、評価者自身の長期的な視点と日頃からの信頼関係構築が不可欠です。

面談の瞬間だけでなく、日々のコミュニケーションや部下への関わり方こそが、評価の納得感や部下の成長意欲に大きく影響します。

管理職が自身のマネジメントスキルを向上させ、公平で納得感のある評価を実施できるよう、評価者としての最終的な心構えと姿勢をまとめます。

日頃からのコミュニケーションが評価の土台

評価面談は、過去の成果を振り返り、未来の目標を設定する重要な場です。

しかし、その場で初めて部下の課題や期待を伝えるようでは、部下は納得しにくく、一方的な評価だと感じてしまうでしょう。

評価面談の成功は、日々の業務における部下との対話、タイムリーなフィードバック、そして適切なサポートによって築かれる信頼関係の上に成り立ちます。

オープンなコミュニケーションを心がけ、部下の状況を常に把握し、小さなことでも感謝や改善点を伝える習慣を持つことが、評価への納得感と信頼関係構築の基盤となります。

部下の成長を信じ、伴走する姿勢

評価者は、単に部下の成績を判断するだけでなく、部下の成長を最大限に引き出す伴走者であるべきです。

部下にはそれぞれ異なる強みや可能性があり、それを信じて引き出すのが評価者の役割です。

困難に直面した時も、頭ごなしに否定するのではなく、部下自身が解決策を見つけられるようサポートし、時には共に悩み、乗り越えようとする姿勢が、部下の自律的な成長を促します。

部下の可能性を信じ、期待をかけ続けることで、部下は安心して挑戦し、成長していくことができるのです。

公平性と透明性の維持

評価を行う上で、公平性と透明性の維持は不可欠です。

評価基準が明確であること、評価プロセスが正しく運用されていることを部下に対して説明し、理解を得る努力を惜しんではなりません。

個人的な感情や好き嫌いを排除し、客観的な事実に基づいて評価を行うことで、部下からの信頼を維持し、組織全体の公正感を高めることができます。

また、評価結果に疑問を持つ部下に対しては、根拠を丁寧に説明し、対話を通じて納得感を醸成することが重要です。

これにより、部下は評価を真摯に受け止め、次の行動へと繋げることができるでしょう。