休職者の人事評価：公平性を保ち、リスクを回避するための完全ガイド

　

「従業員が休職に入った。さて、人事評価はどうしたものか…」

このようなお悩みをお抱えの人事担当者や管理職の方はいらっしゃいませんか？

休職中の社員の評価は、在籍者との公平性をどう保つか、法的な問題はないかなど、多くの懸念がつきまといます。

かといって、評価をしないわけにもいかない、あるいは復職後にどう評価すべきか迷う、といったケースも少なくありません。

この記事では、休職者の人事評価に関する疑問を解消し、公平性を保ちながら法的なリスクを回避するための具体的な方法と、休職明けの社員への適切な対応策を、専門家の視点も交えて分かりやすく解説します。

この記事を読めば、休職者の人事評価に対する不安が払拭され、自信を持って対応できるようになるはずです。

　

休職中の人事評価の基本：原則と例外

人事担当者や管理職にとって、休職中の社員の人事評価は、在籍者との公平性や法的な問題など、多くの悩みを伴うテーマです。

このセクションでは、休職期間中の評価に関する基本的な考え方として「原則行わない」という方針と、その例外となるケースについて解説します。

なぜ休職中の評価は難しいのか？

休職中の社員の評価が人事担当者にとって課題となる背景には、いくつかの心理的・制度的な難しさがあります。

まず、休職中は社員が業務に従事していないため、評価の基礎となる業務遂行状況や成果が存在しません。

また、休職は社員の心身の不調が原因であることが多く、評価を行うことが回復の妨げになったり、精神的な負担をかけたりする可能性があります。

さらに、在籍している社員との公平性をどう保つかという問題や、評価の基準をどこに置くかといった制度的な課題も複雑に絡み合っています。

原則：休職中の評価は行わない

一般的に、休職期間中の人事評価は原則として行わないのが妥当とされています。

その主な理由は以下の通りです。

• 業務実態の欠如: 休職期間中は、社員が労働契約上の業務に従事していないため、評価の対象となる実績や行動が存在しません。
• 回復への配慮: 休職の目的は、社員の心身の回復にあります。この期間に評価を行うことは、社員に不要なプレッシャーを与え、回復を遅らせる原因となる可能性があります。
• 公平性の観点: 業務実態がない状況で形式的な評価を行うことは、在籍社員との間で評価の公平性を損なうことにもつながりかねません。

労働基準法や関連法令においても、休職中の社員に業務上の成果を求めることは想定されておらず、評価の対象外とすることが一般的です。

例外：評価を行うケースと注意点

原則として休職中の評価は行いませんが、状況によっては評価を検討する可能性のある例外的なケースも存在します。

• 評価期間の一部のみ休職: 評価期間の途中で休職に入った、または復職した場合など、一部期間は業務に従事していたケースです。この場合は、業務に従事していた期間の実績に基づいて評価を行います。
• 成果目標が明確な場合: ごく稀に、休職期間に入る前に設定された目標で、休職中でもその目標達成に向けた業務が継続可能であったり、客観的に評価可能な成果が残されたりするケースです。ただし、この場合でも本人の負担に十分配慮が必要です。

これらの例外ケースで評価を行う場合でも、以下の点に注意が必要です。

• 評価の目的を明確にする: 回復を阻害しないよう、評価の目的が本人の成長や復職後の活躍支援にあることを明確に伝える必要があります。
• 客観的な事実に基づく: 感情的ではなく、業務に従事していた期間の客観的な事実や成果に基づいて評価を行います。
• 十分な説明と合意形成: 評価結果やその根拠について、社員本人に丁寧に説明し、納得感を得られるよう努めることが重要です。

休職中の社員への評価はデリケートな問題であり、企業の制度や状況、社員の状態に合わせて慎重な判断が求められます。

休職中の社員への代替評価方法と考慮点

休職期間中に人事評価の時期が重なる場合、人事担当者や管理職は、休職者と在籍者の間で不公平感が生じないよう、適切な代替評価方法を検討する必要があります。

ここでは、休職中の社員に対する評価の考え方と具体的なアプローチについて解説します。

休職前の実績を評価にどう反映させるか

休職期間が評価対象期間中に含まれる場合、休職前の業務実績や貢献度をどのように評価に反映させるかは重要な検討事項です。

基本的には、休職前の実績を評価対象としますが、評価期間全体における貢献度を考慮し、以下のような点を踏まえることが一般的です。

• 評価期間の区切り方: 休職開始日までの期間を評価対象とし、その期間内の成果や行動を評価します。
• 貢献度の考慮: 短い期間であっても、その期間内の業務への貢献度や目標達成度を適切に評価します。
• 定性的な要素: 実績だけでなく、業務プロセスにおける姿勢や周囲への影響など、定性的な要素も考慮に入れると良いでしょう。

復職後の活躍を期待する旨の伝え方

休職中の社員に対して、会社として復職後の活躍を期待している旨を伝えることは、社員のモチベーション維持や復職支援に繋がります。

評価面談の機会があれば、以下のようなポジティブなメッセージを伝えることが有効です。

• 復職への期待: 「体調を整えて、また一緒に働けることを楽しみにしています」といった前向きなメッセージを伝えます。
• サポート体制の示唆: 復職支援の具体的な取り組みがあれば、その情報も共有し、会社がサポートする姿勢を示します。
• 評価への影響: 休職期間は評価に影響するものの、復職後のパフォーマンスが重要である旨を伝え、将来への希望を持たせることが大切です。

代替評価の具体的なアプローチ例

休職期間の長さや業務内容に応じて、様々な代替評価のアプローチが考えられます。

公平性を保ちつつ、社員の状況に配慮した評価を行うための具体的な方法をいくつかご紹介します。

• 評価期間の短縮: 評価期間全体から休職期間を除外し、実稼働期間のみを評価対象とします。
• 目標設定の調整: 休職明けの社員に対しては、復職後の状況に合わせた現実的な目標を再設定し、その達成度で評価します。
• 定性評価の活用: 数字で測れる成果が少ない場合でも、休職前の業務遂行プロセス、周囲との協調性、会社への貢献意欲など、定性的な要素を重点的に評価します。
• 休職前の実績を一部加味: 休職が短期間であった場合や、休職直前まで高いパフォーマンスを発揮していた場合は、その実績を評価に一部加味するケースもあります。
• 評価の留保と復職後の評価: 休職期間が長く、評価が困難な場合は、評価を一時的に留保し、復職後の一定期間のパフォーマンスを見て評価を行うことも検討できます。

これらのアプローチを組み合わせることで、休職中の社員に対しても、状況に応じた適切な評価を行うことが可能になります。

休職明けの復職者への評価：スムーズな reintegration を促すために

休職明けの復職者をどのように評価し、組織にスムーズに再統合（reintegrate）させるかは、人事担当者の重要な課題です。

このセクションでは、復職直後の評価、評価期間が短かった場合の対応、段階的な評価の導入など、復職者の状況に合わせた適切な評価方法と配慮事項を解説します。

復職直後の評価期間の考え方

休職から復帰した社員にとって、復職直後は心身ともにデリケートな時期です。

そのため、通常の評価サイクルにそのまま組み込むのではなく、一定の慣らし期間を設けることが重要です。

復職直後は、業務への適応や体調の安定を最優先とし、まずは業務遂行能力よりも、復職プログラムへの参加状況や周囲とのコミュニケーション状況、出勤状況などを評価の対象とすることが望ましいでしょう。

本格的な業績評価は、復職から数ヶ月が経過し、業務が安定してきた段階で再開するのが一般的です。

段階的な評価の導入と目標設定

復職者の負担を考慮し、段階的に業務負荷を上げながら評価を行う「段階的評価」の導入は非常に有効です。

最初は達成しやすい目標を設定し、徐々に難易度を上げていくことで、復職者は自信を取り戻し、無理なく業務に慣れることができます。

例えば、復職直後は「定時出勤・退勤の徹底」「業務マニュアルの再確認」といった基本的な項目を目標とし、その後「〇〇プロジェクトへの参加」「〇〇業務の習得」といった具体的な業務目標へと移行させます。

目標設定においては、本人の意見を尊重し、無理のない範囲で合意形成を図ることが重要です。

評価面談での配慮とコミュニケーション

復職者との評価面談では、特に慎重な配慮と丁寧なコミュニケーションが求められます。

面談では、まず復職後の体調や業務状況について本人の話を丁寧に聞き、状況を理解することに努めましょう。

評価結果を伝える際は、具体的な行動や事実に基づいて客観的に伝え、改善点だけでなく、復職後の努力や成長した点も具体的にフィードバックすることが大切です。

また、今後のキャリアプランや不安に感じていることなど、本人の意向や悩みを引き出す機会と捉え、必要に応じて支援体制を検討する姿勢を示すことで、信頼関係の構築につながります。

休職と賞与・昇給：一般的な考え方と企業ごとの判断

休職が賞与や昇給にどのように影響するかは、人事担当者が明確な基準を持つべき重要な点です。

このセクションでは、休職が賞与や昇給に与える一般的な影響と、企業ごとの判断基準や規定の重要性を解説し、休職者の賞与・昇給の取り扱いについて理解を深めていきましょう。

賞与への影響：支給対象期間と算定方法

賞与（ボーナス）は、一般的に企業の業績や個人の貢献度に応じて支給されるものであり、支給対象期間における在籍状況や勤務実績が算定に大きく影響します。

休職期間中は労務提供がないため、多くの企業では休職期間を賞与の算定対象から除外するか、期間に応じて減額する対応を取ります。

具体的な算定方法としては、支給対象期間（例えば半期）のうち、実際に勤務した月数や日数に基づいて按分する方法が一般的です。

例えば、半期の途中で休職に入った場合、休職前の勤務期間の実績に基づいて評価し、賞与額を決定します。

ただし、休職に至った経緯や休職前の評価が非常に高かった場合など、個別の事情を考慮する企業もありますが、公平性の観点から一律の基準を設けることが望ましいでしょう。

昇給への影響：評価期間と等級改定

昇給は、通常、年間の人事評価の結果に基づいて行われ、個人の能力向上や職務遂行能力の向上を反映するものです。

休職期間中は業務に従事していないため、評価期間全体を通して十分な評価データが得られないことが多く、昇給に影響を与える可能性があります。

多くの企業では、評価期間の大部分を休職していた場合、昇給を見送る判断をすることが一般的です。

これは、昇給が将来への期待や職務遂行能力の向上に対して支払われる性質を持つためです。

ただし、復職後に短期間で目覚ましい活躍を見せた場合や、休職前の実績が非常に高かった場合など、個別の状況に応じて判断が求められることもあります。

この場合も、あらかじめ昇給に関する明確な基準を設けておくことが重要です。

企業ごとの規定の重要性と明確化

休職中の賞与や昇給の取り扱いは、法的に一律の定めがあるわけではなく、最終的には各企業の就業規則や賃金規程に依拠します。

そのため、これらの規程に休職中の取り扱いについて明確な条項を設けておくことが極めて重要です。

規定を明確化する際には、以下の点を考慮すると良いでしょう。

• 賞与の算定期間と休職期間の扱い: 休職期間を算定対象から除外する旨や、按分計算の方法を具体的に明記する。
• 昇給の評価期間と休職期間の扱い: 休職期間が一定期間を超えた場合の昇給見送りの基準や、復職後の評価期間の特例などを定める。
• 公平性の確保: 休職者と在籍者の間で不公平感が生じないよう、客観的かつ合理的な基準を設定する。

これらの規定を明確にすることで、従業員への説明責任を果たし、トラブルを未然に防ぐことができます。

公平性を保つための人事評価のポイント

休職者と在籍者の間で不公平感が生じないようにすることは、人事評価制度において非常に重要です。

このセクションでは、公平性を保つための考え方や、評価制度の見直しポイントを具体的に解説し、公平で納得感のある評価制度を構築するためのヒントを提供します。

人事評価における「公平性」とは何か

人事評価における公平性とは、評価対象となる従業員が、その状況や背景に関わらず、定められた基準に基づいて客観的かつ平等に評価されることを指します。

休職者の評価においては、休職という特殊な状況を考慮しつつも、在籍者と同様の評価制度の枠組みの中で、不当な不利益を与えないことが重要です。

具体的には、休職期間が評価に与える影響を適切に判断し、休職前の実績や復職後の貢献意欲などを総合的に考慮することが求められます。

評価基準の明確化と透明性の確保

公平な評価を実現するためには、評価基準の明確化と透明性の確保が不可欠です。

休職者がいる場合も、評価項目や評価方法、評価期間の取り扱いについて、事前に明確なルールを定めておく必要があります。

例えば、休職期間中の目標設定の見直しや、評価期間が短縮された場合の評価ウェイトの調整などです。

これらの基準は、従業員全員に周知し、誰もがアクセスできる状態にすることで、評価プロセスへの納得感を高め、不公平感の解消につながります。

評価者へのトレーニングと意識付け

評価者のスキルと意識は、人事評価の公平性を大きく左右します。

特に休職者の評価においては、評価者が休職の背景や復職支援の重要性を理解し、感情や個人的な憶測に流されず、客観的な事実に基づいて評価できるようなトレーニングが不可欠です。

また、休職者に対する評価は、単なる業績評価だけでなく、復職後の活躍を促すためのフィードバックの機会でもあるという意識付けも重要です。

定期的な研修を通じて、評価基準の解釈や面談スキルを向上させ、評価者間の評価のばらつきを抑える努力が求められます。

休職者の人事評価における法的リスクと注意点

休職者の人事評価を行う際には、労働基準法をはじめとする各種法令や、過去の判例を十分に理解しておく必要があります。

不適切な評価は、企業にとって大きな法的リスクとなり得るため、慎重な対応が求められます。

休職中の評価に関する法的根拠と判例

休職中の評価については、直接的に評価方法を定めた法律は存在しませんが、労働契約法、労働基準法、男女雇用機会均等法といった関連法規の精神に基づいた対応が求められます。

特に、休職が賃金や昇給、賞与に影響する場合、その根拠が客観的かつ合理的でなければなりません。

過去の判例では、休職期間を理由に一律に低い評価とすることや、不利益な取り扱いをすることは、その合理性が問われるケースが多く見られます。

例えば、休職中の社員に対して、勤務実績がないことを理由に賞与を不支給とすることは許容される場合もありますが、その判断基準が不明確であったり、他の社員との比較において不公平であったりすると、訴訟リスクに繋がる可能性があります。

また、育児休業や介護休業といった法定休業の場合には、より厳格な判断が求められ、不利益な取り扱いは原則として禁止されています（育児介護休業法）。

不当な評価が招くリスクと企業への影響

休職者に対する不当な評価は、企業に深刻なリスクをもたらします。

具体的には、以下のような法的リスクが考えられます。

• 差別・ハラスメント: 休職を理由とした差別的な評価は、法的な問題に発展する可能性があります。精神疾患による休職者に対して、復職後も差別的な評価を続けることは、ハラスメントとみなされるリスクも伴います。
• 不当解雇: 復職後の評価が不当に低く、それが原因で解雇に至った場合、不当解雇として訴えられる可能性があります。
• 損害賠償請求: 不当な評価により、従業員が精神的苦痛を受けたり、経済的損失を被ったりした場合、企業は損害賠償を請求される可能性があります。
• 企業イメージの低下: 法的な争いに発展すれば、企業の評判やブランドイメージにも悪影響が及び、採用活動にも支障をきたす恐れがあります。

これらのリスクを回避するためには、評価基準の明確化と、客観的かつ公平な運用が不可欠です。

専門家への相談と社内体制の整備

法的な問題発生を未然に防ぐためには、専門家の知見を活用することが非常に重要です。

弁護士や社会保険労務士といった労働法務の専門家に相談し、休職者の人事評価に関する具体的なアドバイスを受けることで、法的なリスクを最小限に抑えることができます。

また、社内体制の整備も欠かせません。具体的には、以下の点が挙げられます。

• 評価基準の明確化: 休職者の評価に関する社内規定を明確にし、全従業員に周知徹底します。
• 相談窓口の設置: 従業員が評価について疑問や不満を感じた際に、気軽に相談できる窓口を設置し、透明性の高い運用を心がけます。
• 評価者の教育: 評価者である管理職に対し、休職者の評価に関する研修を行い、法的リスクや公平性の重要性を理解させます。

専門家との連携と、社内体制の強化を通じて、企業は休職者の人事評価における法的リスクを効果的に管理し、公平で透明性の高い評価制度を構築できるでしょう。

実践！休職者の人事評価に関するケーススタディ

人事担当者は、休職者の人事評価に関して具体的な対応例やアクションプランを求めています。

ここでは、実際に休職者への評価で悩んだ経験のある人事担当者の体験談も踏まえ、様々なケーススタディを通して、具体的な状況に応じた実務的な対応策を提示します。

ケース1：評価期間中に休職に入った社員への対応

評価期間の途中で社員が休職に入った場合、残りの期間の評価をどうするかは悩ましい問題です。

基本的には、休職期間中の評価は行わず、休職に入るまでの実績を評価の対象とします。

具体的な対応フローの例：

1. 休職前の実績評価： 休職に入るまでの期間で達成した目標や業務貢献度を評価します。この際、目標設定時の期待値との比較や、業務プロセスにおける努力なども考慮に入れると良いでしょう。
2. 評価期間の調整： 休職期間は評価対象外とし、評価期間自体を短縮するか、あるいは次回の評価期間に休職前の期間を含めて評価するなどの調整を検討します。
3. 評価者との連携： 直属の上司と密に連携し、休職前の具体的な業務内容や成果について情報を共有してもらいます。客観的な事実に基づいた評価を心がけましょう。
4. 本人への説明： 可能であれば、休職に入る前に、または復職後、評価の考え方や評価対象期間について丁寧に説明し、納得感を得られるように努めます。

ケース2：復職後まもなく評価期間を迎える社員への対応

復職から間もない期間で評価時期が到来する社員への評価は、特に慎重な配慮が必要です。

復職直後は、リハビリ出勤や業務内容の調整が行われることが多く、通常のパフォーマンスを発揮することが難しい場合がほとんどです。

具体的な対応例：

1. 短期目標の設定： 復職後の評価期間が短い場合、通常の評価目標ではなく、復職支援の一環として達成可能な短期的な目標を設定することを検討します。例えば、「定時出勤の継続」「業務への慣れ」「チームとのコミュニケーション」など、業務遂行能力の回復度合いに焦点を当てた目標です。
2. 過去の評価との連携： 休職前の実績や評価を参考にしつつ、復職後のパフォーマンスを評価します。ただし、休職期間が長かった場合は、過去の評価のみに固執せず、復職後の変化や成長を評価する視点も重要です。
3. 段階的な評価の導入： 復職直後から通常の評価基準を適用するのではなく、段階的に評価のハードルを上げていく制度を導入することも有効です。最初の数ヶ月は「復職支援期間」と位置づけ、評価のウェイトを低く設定するなどの工夫が考えられます。
4. 主治医や産業医との連携： 必要に応じて主治医や産業医と連携し、社員の健康状態や業務遂行能力に関する情報（本人の同意を得た上で）を参考に、無理のない評価を行います。

ケース3：メンタルヘルス不調で休職中の社員への配慮

メンタルヘルス不調による休職者の人事評価は、非常にデリケートな対応が求められます。

不適切な対応は、ハラスメントと受け取られたり、復職への意欲を削いだりするリスクがあるため、細心の注意が必要です。

配慮すべき点と情報開示：

1. 評価の停止または延期： 原則として、休職中は評価を停止し、復職後の状況を見てから評価を行うのが望ましいでしょう。評価の連絡自体が、社員にとって大きなプレッシャーとなる可能性があります。
2. 情報開示の最小化： 休職中の社員の評価に関する情報は、必要最小限の関係者（直属の上司、人事担当者など）のみで共有し、慎重に管理します。他の社員に不必要に情報が漏れないよう徹底しましょう。
3. 復職支援計画との連動： 復職支援計画（リワークプログラムなど）の中で設定された目標や、その達成度合いを評価の参考とすることは可能です。ただし、これは「評価」というよりも「支援の進捗確認」と捉えるべきです。
4. コミュニケーションの配慮： 休職中の社員との連絡は、会社の規定に基づき、主治医や産業医の意見も踏まえて適切な頻度と方法で行います。評価に関するデリケートな話題は、復職後に本人の体調が安定していることを確認してから行うのが賢明です。
5. プライバシー保護の徹底： メンタルヘルスに関する情報は、個人情報の中でも特に機微な情報であり、プライバシー保護を徹底することが重要です。本人の同意なく情報を共有したり、評価に不当に影響させたりすることは厳禁です。

休職者を考慮した評価制度の設計・見直し方

公平で納得感のある評価制度を構築するためには、休職者を考慮した評価制度の設計・見直しが不可欠です。

このセクションでは、休職者を考慮した評価制度の具体的なテンプレート例も交えながら、評価制度改定のポイントとステップを解説し、人事担当者が自信を持って制度を運用できるよう支援します。

現行の評価制度における課題点の洗い出し

評価制度を見直す第一歩は、現行制度が休職者の評価に適切に対応できているか、どのような課題があるかを明確にすることです。

以下の点をチェックし、自社の制度の現状を把握しましょう。

• 評価期間と休職期間の整合性: 評価期間の途中で休職した場合、評価期間全体をどう扱うか明確か。
• 評価項目の適用可否: 休職期間中に業務遂行ができない場合、成果目標や行動評価項目が適用可能か。
• 公平性の担保: 休職者と在籍者との間で、評価結果や処遇に不公平感が生じる可能性はないか。
• 復職後の評価: 復職直後の評価基準や、短縮された評価期間への対応が明確か。
• 法的リスク: 休職を理由に不当な評価や不利益な取り扱いをしていないか。

これらの課題を洗い出すことで、見直すべきポイントが明確になります。

休職者向け評価ガイドラインの策定

休職者を考慮した評価制度を構築するには、休職者に特化した評価ガイドラインの策定が有効です。

具体的な項目としては、以下のような内容を盛り込むことを検討しましょう。

• 休職期間中の評価: 原則として評価対象期間から除外する旨、または休職前の実績を考慮する旨を明記。
• 代替評価の方法: 休職期間が長く、評価が困難な場合の代替評価（例：休職前の評価、面談による状況確認など）。
• 復職後の評価: 復職直後の評価期間の短縮、慣らし期間の考慮、目標設定の柔軟性など。
• 賞与・昇給への影響: 休職期間の長さや給与規定に基づいた影響の明確化。
• 評価者への教育: 休職者評価に関する評価者の理解度向上と、適切な評価を促すための情報提供。

ガイドラインを策定することで、評価者間のばらつきを防ぎ、公平な運用が可能になります。

評価制度改定の具体的なステップと運用

評価制度の改定は、以下のステップで進めることが推奨されます。

1. 企画・準備: 課題の洗い出しとガイドラインの方向性を決定。
2. 制度設計: 具体的な評価項目、基準、運用フローを詳細に設計。
3. 社内調整・承認: 経営層や関係部署との調整を行い、承認を得る。
4. 従業員への周知: 制度の目的、内容、変更点を丁寧に説明し、理解を促す。
5. 運用開始とモニタリング: 実際に制度を運用し、問題がないか定期的に確認。
6. 見直しと改善: 運用状況に応じて、評価制度を継続的に見直す。

特に従業員への周知は、不信感を生まないために非常に重要です。説明会やQ&Aセッションを設けるなど、丁寧なコミュニケーションを心がけましょう。

休職者を考慮した評価制度のテンプレート例

休職者を考慮した評価制度のテンプレート例として、以下のような項目を評価シートやガイドラインに加えることが考えられます。

【評価シートの追加項目例】

• 休職期間の有無と期間: ○年○月○日～○年○月○日
• 休職前の実績考慮: 休職前の業務実績や貢献度を評価者がコメントする欄
• 復職後の目標設定: 復職後の慣らし期間を考慮した、段階的な目標設定の合意欄
• 復職支援への取り組み: 復職支援プログラムへの参加状況や、その過程での努力を評価する欄（直接的な業務成果ではないが、復帰への意欲や貢献度を示すものとして）

【評価ガイドラインの記載例】

「評価期間中に休職期間が含まれる場合、原則として休職期間は評価対象期間から除外します。

ただし、休職前の業務実績については、その後の評価に際して考慮される場合があります。

復職後の評価においては、復職直後の心身の状況や業務負荷を考慮し、個別の目標設定や評価期間の調整を行うことがあります。」

これらのテンプレート例を参考に、自社の状況に合わせた評価制度を構築してください。